Stillstand gibt’s nicht:
Was uns jedes Event dazulernen lässt
Jeder Aufbau startet bei uns mit denselben Fragen. Eine davon lautet, wie das Material überhaupt in den Raum kommt. Eine andere, wie viel Zeit bis zum Einlass bleibt. Die Antworten fallen an jedem Veranstaltungsort anders aus, und manchmal ändern sie sich noch am Tag selbst. Von Produktion zu Produktion verschiebt sich deshalb ein Stück weit, wie wir die nächste angehen. In diesem Beitrag zeigen wir dir, was wir aus einzelnen Einsätzen mitgenommen haben und wie daraus die Planung für deine Veranstaltung entsteht.
Warum gleicht kein Event dem anderen?
Veranstaltungen bringen eigene Rahmenbedingungen mit, die sich aus einem früheren Auftrag nur begrenzt übertragen lassen. Vier Größen verändern sich fast immer.
- Location: In einer hohen Halle lassen sich Scheinwerfer und Lautsprecher über den Köpfen der Gäste aufhängen. In einem Konferenzraum im Obergeschoss stehen beide auf Stativen und die Kabel müssen an der Wand entlang, ohne dass jemand darüber stolpert.
- Technik: Eine Anlage, die in einem Saal mit Teppich und Vorhängen gut klingt, wirkt in einer Halle mit nackten Wänden verwaschen. Dann müssen die Lautsprecher anders stehen, und im hinteren Bereich kommt oft noch Technik dazu.
- Publikum: Bei einer kleinen Fachrunde reichen wenige Mikrofone und eine ruhige Grundlautstärke. Bei einer großen Abendveranstaltung brauchen wir deutlich mehr Reserve, weil der Geräuschpegel im Raum mitwächst.
- Anforderungen: Abhängig vom Eventformat ändern sich auch die Anforderungen. Für das Firmenjubiläum eines mittelständischen Unternehmens sind andere Aspekte relevant als für die Produktpräsentation eines internationalen Konzerns.
Routine hilft uns beim Ablauf. Scheinwerfer und Lautsprecher sind aufgebaut, bevor der Soundcheck beginnt und die Anlage auf den Raum eingemessen wird. Diese Routine ersetzt das gründliche Hinschauen zu Beginn allerdings nie. Technik und Eventformate verändern sich zudem schneller, als sich ein Ablauf einspielt. Wer stehen bleibt, verliert bei diesem Tempo schnell den Anschluss.
Was lässt uns ein Event konkret dazulernen?
Kaum ein Event kommt ohne eine Situation aus, die wir vorher so nicht eingeplant hatten. Am deutlichsten passiert das an Orten, die von der klassischen Location abweichen, zum Beispiel an Bord eines Schiffs.
Warum sind Veranstaltungen auf Schiffen so speziell?
Veranstaltungen auf Schiffen sind immer wieder besonders, weil dort viele Bedingungen anders sind als in klassischen Locations. Enge Zugänge und niedrige Decken begrenzen, was an Bord überhaupt aufgebaut werden kann. Die Stellfläche ist ohnehin knapp. Dazu kommen besondere Anforderungen an die Sicherung der Veranstaltungstechnik.
Ebbe und Flut beeinflussen zusätzlich die Zugänge und Transportwege zum Schiff. Je nach Wasserstand wird der Weg an Bord steiler oder länger. Gelernt haben wir daraus, die Gezeiten und die Transportwege früher und sorgfältiger in die Ablauf- und Logistikplanung einzubeziehen.
Was haben wir an Bord der Cap San Diego gelernt?
Wie eine spontane Änderung aussehen kann, zeigt eine Veranstaltung an Bord der Cap San Diego im Hamburger Hafen. Ursprünglich sollten alle Programmpunkte in den Innenräumen des Schiffs stattfinden, und die Technik war entsprechend aufgebaut. Weil das Wetter kurzfristig deutlich besser wurde, fragte der Kunde spontan, ob die Eröffnungsrede draußen auf dem Deck gehalten werden könne.
Wir haben daraufhin geklärt, welche Technik draußen gebraucht wurde und was sich in der kurzen Zeit überhaupt verlagern ließ. Danach haben wir einen Teil des Aufbaus aufs Deck gebracht und den Rest im Innenbereich gelassen. Das musste zügig gehen, um zu verhindern, dass der Veranstaltungsablauf ins Stocken geriet.
Was nehmen wir aus solchen Situationen mit?
Aus dem Einsatz auf der Cap San Diego nehmen wir mit, Setups von Anfang an so zu legen, dass wir zügig auf spontane Änderungen reagieren können. Wir planen die Technik heute so, dass sich einzelne Teile ohne großen Aufwand verlagern lassen.
Zwei vergleichbare Events laufen darum noch lange nicht gleich ab, und das müssen sie auch nicht. Mitnehmen lässt sich trotzdem etwas, nämlich eine schnellere Einschätzung, was in einer Situation möglich ist und worauf wir vorher achten sollten.
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Wie werden aus Erfahrung bessere Events?
Aus einzelnen Erkenntnissen wird erst dann ein Vorsprung, wenn wir sie nach der Veranstaltung auswerten und in unsere Abläufe integrieren. Im Anschluss an einen Einsatz geht das Team den Verlauf gemeinsam durch und benennt dabei auch, was nicht rund lief. Festgehalten wird, was länger gedauert hat als geplant und an welcher Stelle eine Absprache zwischen Aufbau und Veranstalter gefehlt hat.
Rückmeldungen unserer Kunden wiegen für uns genauso schwer wie unsere eigenen Beobachtungen. Kommt ein Hinweis mehrfach, übernehmen wir ihn als festen Standard in unsere Abläufe. Viele kleine Erkenntnisse aus unterschiedlichen Produktionen verbessern auf lange Sicht unsere Planung und unsere Arbeit vor Ort.
Wer plant und wer vor Ort aufbaut, ist bei uns nicht immer dieselbe Person. Dafür haben wir eine feste Kommunikations- und Feedbackkultur im Team. Was beim Aufbau auffällt, geht als Rückmeldung zurück in die Planung, ohne Umweg über einen weiteren Dienstleister.
Was bedeutet kontinuierliche Weiterentwicklung für unsere Kunden?
Für dich als Kunde bedeutet unsere Weiterentwicklung vor allem kein Risiko am Eventtag. Wir bringen Fragen früh auf den Tisch, die du vielleicht noch gar nicht auf dem Schirm hast. Wie lange dauert die Anlieferung an einem ungewöhnlichen Veranstaltungsort? Und was passiert, wenn ein Programmpunkt kurzfristig umgeplant werden soll?
Neue Technik und Eventformate testen wir früh, damit sie im Kundenprojekt sicher laufen. Das gilt zum Beispiel für hybride Veranstaltungen und für Live-Streaming bei Events, die inzwischen bei vielen Anfragen dazugehören.
Am Veranstaltungstag merkst du das vor allem, wenn sich kurzfristig etwas ändert. Die Rede auf dem Deck der Cap San Diego war so ein Fall. Wir haben dann meist schon geprüft, was sich in der verbleibenden Zeit umbauen lässt.
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Fazit: Stillstand gibt’s bei uns nicht
Weiterentwicklung verstehen wir als Haltung, die unsere gesamte Arbeit begleitet. Jede Veranstaltung zeigt uns, wo unsere Abläufe noch nicht rund laufen, und jede Auswertung macht die nächste Planung ein Stück präziser. Der Kenntnisstand, mit dem wir heute in einen Auftrag gehen, ist ein anderer als vor einem Jahr.
Wenn du für deine nächste Veranstaltung einen Partner für professionelle Eventtechnik suchst, melde dich gerne bei uns. Wir von ETnord übernehmen die komplette Veranstaltungstechnik in Hamburg und im Umland. Dazu gehören Planung, Aufbau, Betreuung vor Ort und Abbau. Das Gelernte aus jedem vorherigen Event bringen wir mit. Schreib uns über unser Kontaktformular, dann schauen wir uns dein Vorhaben gemeinsam an.