Eventkonzept erstellen: Aufbau, Inhalte und Checkliste für dein Firmenevent
Du sollst ein Firmenevent planen, und bisher steht nur das Datum im Kalender? Der naheliegende erste Schritt wäre in deinen Augen vielleicht die Suche nach einer Location. Nimm dir vorher trotzdem Zeit für ein Eventkonzept. Darin hältst du fest, zu welchem Anlass das Event stattfindet, wen du einladen willst und wie viel es kosten darf. Mit diesen Antworten findest du anschließend deutlich schneller eine Location und Eventtechnik, die zu deinem Vorhaben passen. Wir zeigen dir, wie du dein Eventkonzept in sieben Schritten erstellst.
Was ist ein Eventkonzept?
Ein Eventkonzept ist das Grundlagendokument einer Veranstaltung. Darin hältst du schriftlich fest, warum das Event stattfindet, wen du erreichen willst, welche Botschaft bei deinen Gästen hängen bleiben soll und mit welchem Budget und Zeitplan du arbeitest. Alle weiteren Entscheidungen zur Location, zum Catering oder zur erforderlichen Technik leitest du daraus ab.
Eventkonzept und Veranstaltungskonzept meinen dasselbe. Vorgeschrieben ist das Dokument nirgends, mit ihm bringst du aber alle Beteiligten auf denselben Wissensstand.
Was hast du von einem Veranstaltungskonzept, bevor die Planung startet?
Ein Veranstaltungskonzept ist deine Entscheidungsgrundlage, bevor das erste Geld fließt. Mit ihm bekommst du ein Budget freigegeben, und Dienstleister wissen, wofür sie ein Angebot schreiben. Ohne Konzept legst du die Ziele und den Eventumfang oft erst während der Planung fest und musst mit Dienstleistern deshalb mehrfach nachverhandeln.
Konkret hast du davon vier Vorteile:
- Gemeinsame Orientierung: Alle Beteiligten arbeiten mit denselben Zielen und Zahlen.
- Weniger Nachverhandlungen: Dienstleister kalkulieren mit festen Eckdaten, Nachträge werden seltener.
- Feste Zuständigkeiten: Du legst vorher fest, wer wofür verantwortlich ist. Dadurch sucht niemand lange nach dem richtigen Ansprechpartner.
- Messbare Auswertung: Nach dem Event vergleichst du die Ergebnisse mit den zuvor festgelegten Zielen statt mit deinem Bauchgefühl.
Welche Fehler passieren, wenn das Eventkonzept fehlt?
Ohne Eventkonzept tappen Teams erfahrungsgemäß immer wieder in dieselben drei Fallen:
- Vage Ziele: Steht im Eventkonzept nur „mehr Sichtbarkeit“, kann nach der Veranstaltung niemand den Erfolg belegen. Halte deshalb alle relevanten Kennzahlen fest.
- Zu früh gebuchte Location: Ist der Raum reserviert, bevor das Programm für das Event steht, passen erforderliche Technikkomponenten oder Bühnenelemente oft nur mit Kompromissen hinein.
- Zu spät angefragte Technik: Fragst du den Technikanbieter erst kurz vor dem Event an, sind das Budget und die Mietzeit der Location oft schon verplant. Für zusätzliche Stromanschlüsse, längere Aufbauzeiten oder einen Livestream fehlt dann womöglich das Geld.
Wie unterscheiden sich Eventkonzept, Briefing und Ablaufplan?
Eventkonzept, Briefing und Ablaufplan sind drei aufeinanderfolgende Dokumente. Im Konzept legst du das Warum fest, im Briefing das Was und im Ablaufplan das Wann. Du schreibst jedes Dokument auf Grundlage des vorherigen. Aus diesem Grund ist das Eventkonzept immer der Anfang.
- Eventkonzept: Das Eventkonzept ist das strategische Grundlagendokument, in dem du auf die Ziele, Zielgruppe, Botschaft und Dramaturgie eingehen kannst. Du schreibst es zuerst und übergibst es dann an die Geschäftsführung und das Projektteam.
- Briefing: Das Briefing umfasst die Aufgabenstellung für Agenturen, Technikpartner und interne Teams. Du schreibst es nach der Konzeptfreigabe und hältst darin fest, was jeder Partner liefern soll.
- Ablaufplan (Rundown): Der Ablaufplan bezieht sich auf die operative Steuerung am Eventtag. Festgelegt sind dort Uhrzeiten und Verantwortlichkeiten. Du erstellst ihn zuletzt und gibst diesen dann an die Aufbau-Crew, Moderatoren, Techniker vor Ort und andere beteiligte Personen weiter.
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Wie erstellst du ein Eventkonzept in sieben Schritten?
Du erstellst ein Eventkonzept in sieben Schritten, bestehend aus der Festlegung von Zielen, Zielgruppe, Botschaft, Format, Dramaturgie, Technik und Budget. Für ein kleines internes Event reichen dafür wenige Tage. Bei größeren Firmenevents mit mehreren Beteiligten sind zwei bis vier Wochen reine Konzeptphase realistisch, weil du dich mit Geschäftsführung und Partnern abstimmen musst.
Schritt 1: Welche Ziele willst du mit deinem Event erreichen?
Formuliere die Ziele deines Events so, dass du sie hinterher mit Zahlen überprüfen kannst:
- Kontakte: Wie viele qualifizierte Leads willst du gewinnen?
- Zufriedenheit: Welche Note sollen die Gäste in der Befragung vergeben?
- Reichweite: Wie viele Aufrufe willst du beim Livestream erreichen?
- Wiederkommensrate: Wie viele Gäste melden sich erneut an?
Neben quantitativen Zielen gibt es qualitative Ziele, etwa ein stärkeres Wir-Gefühl, das du per Befragung vor und nach dem Event misst. Beide sind später der Maßstab deiner Auswertung.
Schritt 2: Wen willst du mit dem Event erreichen?
Beschreibe deine Zielgruppe so konkret, dass du ihre Erwartungen vorhersagen kannst. Welche Vorerfahrung bringen deine Gäste mit, und was versprechen sie sich von dem Tag?
Frag außerdem, worüber sie sich bei vergleichbaren Events geärgert haben, etwa über schlechten Ton in der letzten Reihe oder ein WLAN, das schon bei 40 Gästen überlastet war. An solchen Ärgernissen erkennst du oft, was sich deine Gäste wünschen.
Schritt 3: Welche Botschaft möchtest du vermitteln?
Beschränke dich auf eine einzige Kernbotschaft, die deine Gäste in einem Satz wiedergeben können. Drei Botschaften klingen verlockend, am Ende erinnert sich dann jeder an eine andere. Aus der festgelegten Botschaft leitest du das Motto und das Leitmotiv ab. Diese wiederum greifst du in der Einladung und dem Bühnenbild wieder auf.
Mit Moods (Stimmungsbildern aus Fotos und Farben) zeigst du der Geschäftsführung oder den Sponsoren, wie sich das Event anfühlen soll, bevor der erste Euro ausgegeben ist.
Schritt 4: Welches Format passt zu deinem Event?
Mit der Wahl des Formats legst du fest, welche Eventtechnik du brauchst und wie du mit deinen Gästen kommunizieren möchtest.
- Live: Alle Gäste sind im Saal. Du planst die Technik und das Programm für das Publikum vor Ort und erreichst es direkt über die Programmpunkte auf der Bühne.
- Hybrid: Du bespielst zwei Publikumsgruppen parallel. Die Gäste im Saal und das Publikum am Bildschirm haben allerdings unterschiedliche Ansprüche.
- Digital: Statt eines Saals nutzt du eine Online-Plattform. Du brauchst Studio- und Streamingtechnik und bindest die Teilnehmer über Chat oder Umfragen ein.
Schritt 5: Wie baust du die Dramaturgie in deinem Eventkonzept auf?
Mit der Dramaturgie begründest du, warum die Programmpunkte in dieser Reihenfolge stattfinden, im Ablaufplan hältst du nur fest, wann. Mit einem Spannungsbogen bleibt dein Publikum den ganzen Tag über aufmerksam. Plane die Keynote übrigens besser nicht direkt nach dem Mittagessen ein, sonst hältst du deinen wichtigsten Programmpunkt vor einem müden Publikum.
Achte außerdem auf Phasen, in denen das Publikum die Möglichkeit zum Mitmachen hat. Zum Schluss brauchst du noch einen Erinnerungsanker, etwa ein Bild oder eine Aktion, an die deine Gäste später zurückdenken.
Schritt 6: Welche Angaben zur Technik gehören ins Eventkonzept?
Der Technikbedarf gehört ins Eventkonzept, weil du das Budget und den Zeitplan danach ausrichten musst. Der Klassiker unter den Pannen: Am Aufbautag merkt das Team, dass der Saal eine einzige Steckdose hat, und die liegt hinter dem Rednerpult. Ins Konzept gehören deshalb:
- Ton: Halte fest, wie viele Mikrofone du brauchst und ob die Beschallung bis in die letzte Reihe reicht.
- Licht: Notiere, welche Bereiche du ausleuchten musst und ob du für den Abend zusätzliches Stimmungslicht brauchst.
- Bühne: Lege fest, wie groß die Bühne sein muss und wie viele Personen gleichzeitig darauf Platz finden.
- Medientechnik: Beschreibe, worüber du Präsentationen und Filme zeigen willst, etwa über eine Leinwand oder eine LED-Wand.
- Streaming: Plane bei hybriden Formaten Kameras und eine stabile Internetleitung ein, sonst bricht die Übertragung ab.
- Strom: Prüfe, wie viele Anschlüsse die Location hat und ob ihre Leistung für deine Technik ausreicht.
- Auf- und Abbau: Kläre, wie viel Zeit du vor und nach dem Event bekommst und ob sie in der Mietzeit enthalten ist.
Unser Tipp: Technikpartner vor der Location-Buchung einbeziehen
Frage ETnord als deinen Technikpartner, solange du noch zwischen mehreren Locations wählst. Ein Blick auf den Grundriss und die technischen Rahmenbedingungen vor Ort zeigt, ob Stromversorgung und Raumhöhe für dein geplantes Programm reichen. Plane außerdem eine technische Probe vor dem Einlass ein.
Wir von ETnord unterstützen Unternehmen in Hamburg und Umgebung mit Fullservice-Eventtechnik. Das heißt, wir übernehmen die Planung, den Aufbau, die Betreuung vor Ort sowie den Abbau für dich. Auf Wunsch machen wir auch hybride Veranstaltungen und reine Live-Streaming-Events möglich. Melde dich bei Interesse an professioneller Unterstützung gerne über das Kontaktformular bei uns.
Schritt 7: Wie planst du das Budget für dein Veranstaltungskonzept?
Plane das Budget über feste Kostenkategorien und bestimme früh, welche Vorrang haben.
- Location: Miete und Nebenkosten
- Eventtechnik: Equipment und Personal für Auf- und Abbau
- Catering: Speisen und Getränke
- Kommunikation: Einladungen, Eventseite, Drucksachen und Schilder
- Personal: Moderation, Einlass, Garderobe und Service
Reserviere zusätzlich einen Puffer. Irgendetwas wird teurer als im ersten Angebot, und mit der Reserve erledigst du das mit einem Anruf statt einer neuen Budgetrunde.
Anschließend planst du rückwärts vom Eventtag und setzt Zwischentermine:
- Konzeptfreigabe: Ziele und Eckdaten sind bestätigt.
- Budgetfreigabe: Das Geld ist eingeplant.
- Briefing der Dienstleister: Alle Partner kennen ihre Aufgaben.
- Produktion: Du lässt Präsentationen und Drucksachen erstellen.
- Aufbau und Probe: Die Redner proben auf der fertigen Bühne.
- Durchführung: Ihr arbeitet am Eventtag den Ablaufplan ab.
- Auswertung: Du gleichst Ergebnisse mit den Zielen aus Schritt 1 ab.
Checkliste: Ist dein Eventkonzept vollständig?
Dein Eventkonzept ist vollständig, wenn du darin die folgenden zehn Punkte schriftlich beantwortet hast. Gleiche es vor der Freigabe damit ab, dann entdeckst du Lücken, solange du sie noch ohne Mehrkosten schließen kannst. Hake nur ab, was tatsächlich im Dokument steht.
- Ziele mit Kennzahlen: Jedes Ziel ist überprüfbar.
- Zielgruppe: Erwartungen der Gäste sind beschrieben.
- Kernbotschaft und Motto: Die Botschaft passt in einen Satz.
- Format und Rahmenbedingungen: Die Eckdaten stehen fest.
- Dramaturgie: Die Reihenfolge des Programms ist begründet.
- Technikbedarf: Equipment und Aufbauzeiten sind erfasst.
- Budget mit Puffer: Kosten sind priorisiert, eine Reserve ist eingeplant.
- Zeitplan: Die Zwischentermine sind gesetzt.
- Verantwortlichkeiten: Für jede Aufgabe ist eine Person benannt.
- Auswertungsmethode: Du weißt, wie du die Ziele überprüfst.
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Fazit: Dein Eventkonzept als Basis für die Umsetzung
Mit einem Eventkonzept legst du fest, wofür dein Budget eingesetzt wird und woran du den Erfolg misst, bevor die erste Buchung unterschrieben ist. Hol deinen Technikanbieter schon in der Konzeptphase an den Tisch. Wir von ETnord sind dein Experte für Veranstaltungstechnik aus Hamburg und übernehmen gerne die Planung, den Aufbau, die Betreuung und den Abbau für dich.
Häufig gestellte Fragen zum Eventkonzept
Die Erstellung eines Eventkonzepts dauert bei kleinen internen Events wenige Tage, bei größeren Firmenevents mit mehreren Beteiligten zwei bis vier Wochen.
Das Veranstaltungskonzept erstellt entweder eine interne verantwortliche Person, etwa aus dem Marketing- oder Eventteam, oder eine beauftragte Eventagentur gemeinsam mit dem Unternehmen.
Für die Veranstaltungskonzeption reichen oft eine Tabelle und ein gemeinsames Projektboard. Bei größeren Events kommt Eventmanagement-Software (z. B. Cvent oder vivenio) infrage, mit der du Anmeldungen und Einladungen an einem Ort verwaltest.
Mit dem Eventkonzept beginnst du, sobald Anlass und ungefährer Termin feststehen. Auf jeden Fall sollte es vor der ersten Buchung fertig sein. Rechne dafür die Konzeptphase von deinem Wunschtermin zurück und plane Zeit für Freigaben ein. Bei beliebten Terminen sind Location und Technikpartner nämlich früh ausgebucht.