Messeplanung leicht gemacht:
Grundlagen erfolgreicher Messeteilnahme
Ein Messeauftritt bietet eine gute Gelegenheit, dein Unternehmen für ein größeres Publikum sichtbar zu machen und persönliche Gespräche mit (potenziellen) Kunden zu führen. Allerdings bringt eine Messeteilnahme viele organisatorische Aufgaben mit sich. Zwischen Standbuchung, Hotelreservierungen, Drucksachen, Terminabstimmungen und Teamzusammensetzung kann schnell der Überblick verloren gehen.
Damit aus der Vielzahl an Aufgaben kein organisatorisches Chaos wird, hilft dir bei der Messeplanung eine koordinierte Herangehensweise. Der heutige Beitrag soll dir dabei eine Hilfe sein. Wir geben dir einen Fahrplan, der dir zeigt, welche Schritte bei der Messeplanung wichtig sind und welche Aufgaben du frühzeitig erledigen solltest, damit dein Messeauftritt reibungslos über die Bühne geht.
Das Wichtigste in Kürze
- Vorlauf: Große Messeauftritte brauchen etwa neun bis zwölf Monate Vorbereitung, kleinere Stände lassen sich in rund 90 Tagen organisieren.
- Reihenfolge: Zielgruppe und Messeziel stehen fest, bevor du die Standfläche buchst oder die Technik festlegst.
- Anmeldefristen: Strom, Wasser, Netzwerk und Medientechnik bestellst du beim Veranstalter, bei vielen Messen bis etwa zwei Monate vor Beginn.
- Verantwortung: Eine benannte Projektleitung koordiniert die Termine, das Budget, die Dienstleister und das Standteam.
- Nachbereitung: Lege vor der Messe fest, wer die Kontakte erfasst und innerhalb welcher Frist die Rückmeldung erfolgt.
Wen möchtest du auf der Messe erreichen?
Diese Frage beantwortest du vor allen anderen. Davon hängt ab, welche Messe zu deinem Unternehmen passt und wie dein Auftritt dort aussehen muss.
Eine Messe bringt viele unterschiedliche Besucher zusammen, und abhängig von der Messe ist auch das Publikum ein anderes. Deshalb solltest du dir zunächst die folgende Frage stellen: Mit welchen Menschen möchtest du auf der Messe ins Gespräch kommen?
Bei der Definition deiner Zielgruppe ist ein kurzer Perspektivwechsel das Mittel der Wahl. Versetze dich gedanklich in die Besucher der Messe und überlege, welche Erwartungen sie mitbringen. Auf diese Weise erkennst du schneller, welche Menschen du tatsächlich erreichen möchtest und welche Themen für sie interessant sein könnten.
Ein paar einfache Fragen helfen dir dabei, deine Zielgruppe genauer einzugrenzen:
- Wer soll angesprochen werden? Überlege, welche Besucher du am Stand begrüßen möchtest. Das können Bestandskunden, potenzielle Neukunden, Partnerunternehmen oder Branchenvertreter sein.
- Welche Personen sind besonders relevant? In vielen Fällen geht es nicht nur um Unternehmen, sondern um konkrete Ansprechpartner. Ein Einkäufer bringt andere Fragen mit als ein Projektleiter, ein Marketingverantwortlicher andere als ein Produktentwickler.
- Welche Themen und Angebote sind für diese Zielgruppe interessant? Überlege dir, welche Produkte, Dienstleistungen, Ideen, Lösungsansätze oder Informationen für deine Besucher besonders spannend sind.
Wenn du diese Unterscheidung früh triffst, fällt dir die weitere Planung deutlich leichter. Auf dieser Grundlage kannst du festlegen, welche Messe zu deinem Unternehmen passt und wie du deinen Auftritt so gestaltest, dass er für deine Zielgruppe interessant und verständlich ist.
Welche Messe passt überhaupt zu deinem Unternehmen?
Der Messekalender ist gut gefüllt. Branchenveranstaltungen, internationale Leitmessen, regionale Fachmessen oder große Publikumsevents konkurrieren jedes Jahr um Aussteller und Besucher. Die Versuchung ist groß, sich einfach für eine besonders bekannte oder große Messe zu entscheiden. Für dein Unternehmen ist jedoch viel wichtiger, ob dort auch die passenden Besucher unterwegs sind.
Eine Messe sollte vor allem zu deiner Zielgruppe und zu deinen Zielen passen. Auf einer Fachmesse triffst du häufig Entscheider, Einkäufer oder Branchenexperten, die sich über Innovationen und neue Produkte informieren möchten. Publikumsveranstaltungen sprechen dagegen oft die breite Masse an. Auch regionale Messen können interessant sein, wenn du bevorzugt neue Kunden aus einer bestimmten Region erreichen möchtest.
Neben der Zielgruppe spielen weitere Faktoren eine Rolle bei der Auswahl. Dazu gehören die Kosten für Standfläche und Organisation, die Reichweite der Veranstaltung sowie der Termin im Jahreskalender. Auch ein Blick auf den Wettbewerb kann hilfreich sein. Wenn viele Unternehmen aus deiner Branche vertreten sind, kann das ein Zeichen für eine relevante Messe sein. Allerdings solltest du überlegen, wie du dich dort sichtbar positionieren kannst, um dich von deiner Konkurrenz abheben zu können.
Was soll das Ziel der Messeteilnahme sein?
Deine Zielgruppe steht fest, doch bevor du mit der konkreten Planung deines Messeauftritts beginnst, solltest du dir über das Ziel deiner Teilnahme im Klaren sein.
Allgemein lassen sich Messeziele grob in zwei Kategorien einteilen:
- Quantitative Ziele: Leads, Gespräche, Abschlüsse
- Qualitative Ziele: Markenbekanntheit, Positionierung, Kundenbindung
Definierst du deine Ziele früh, kannst du deinen gesamten Messeauftritt daran ausrichten. Mache dir vorab zudem Gedanken dazu, wie du deine Ziele messen kannst, um später beurteilen zu können, ob du Erfolg mit deiner Messeteilnahme hattest.
Formuliere sie so, dass sie sich nach der Messe überprüfen lassen. „Mehr Sichtbarkeit“ ist keine Zielgröße. „Vierzig qualifizierte Gespräche mit Einkäufern aus der Lebensmittelindustrie“ dagegen schon, weil du diese Zahl am letzten Messetag abgleichen kannst.
Was kostet ein Messeauftritt und wie planst du dein Budget?
Die Standmiete ist bei einem Messeauftritt nur eine von vielen Kostenpositionen. Wenn du das Budget allein daran ausrichtest, fehlt dir am Ende ein erheblicher Teil der Summe.
Diese Positionen gehören in deine Kalkulation:
- Grundkosten: Standmiete, Anmeldegebühr, Pflichtbeiträge des Veranstalters sowie die Gebühren für Strom- und Wasseranschluss
- Standfläche und Ausstattung: Aufbau, Mobiliar, Grafiken, Bodenbelag, Reinigung und Bewachung
- Technik: Licht, Ton, Bildschirme, Netzwerk sowie Auf- und Abbau der Technik
- Kommunikation: Eintrag ins Ausstellerverzeichnis, Einladungen, Drucksachen und Werbemittel
- Personal und Reise: Arbeitszeit am Stand, Hotel, Anreise und Verpflegung
- Transport und Versicherung: Spedition, Verpackung, Standversicherung und Rücktransport
- Vor- und Nachbereitung: die Arbeitszeit für die Planung im Vorfeld und für die Bearbeitung der Kontakte danach
Kalkuliere zusätzlich einen Puffer. Kurzfristige Nachbestellungen beim Veranstalter kosten in der Regel Zuschläge, und großformatige Grafiken haben Lieferzeiten, die sich nicht beschleunigen lassen.
Unser Tipp: Plane dein Messebudget für ein ganzes Messejahr statt für eine einzelne Veranstaltung. Wenn du Werbematerial und Mobiliar mehrfach einsetzt, verteilen sich die Anschaffungskosten über mehrere Auftritte.
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Welche Botschaft soll dein Messeauftritt vermitteln?
Auf einer Messe treffen zahlreiche Besucher in kurzer Zeit auf eine große Masse unterschiedlichster Eindrücke. Mit einer verständlichen Botschaft schaffst du es, aus dieser Vielzahl herauszustechen. Überlege dir deshalb früh, welches Thema bei deinem Messeauftritt im Mittelpunkt stehen soll.
Ein kurzes Praxisbeispiel: Ein Unternehmen präsentiert auf einer Fachmesse eine neue Softwarelösung für Produktionsbetriebe. Statt sämtliche Funktionen gleichzeitig zu erklären, konzentriert sich der Messeauftritt auf ein festgestecktes Thema, etwa die effizientere Planung von Produktionsprozessen. Dieses Thema zieht sich dann durch sämtliche Elemente des Messeauftritts. Das sind
- Präsentationen am Messestand,
- Gesprächseinstiege mit Besuchern,
- Beispiele auf Monitoren oder Displays
- sowie Inhalte von Broschüren und Handouts.
Mit einem solchen roten Faden hilfst du deinen Besuchern dabei, dein Angebot schneller einordnen zu können und sich dein Unternehmen besser zu merken.
Wer sollte die Messe intern koordinieren?
Die Messeplanung bringt viele Aufgaben mit sich. Anmeldungen müssen erledigt, Marketingmaterialien müssen erstellt, Termine müssen abgestimmt und das Messeteam muss zusammengestellt werden. Damit dabei nichts durcheinandergerät, braucht es eine Person, die den Überblick behält.
In vielen Unternehmen übernimmt diese Aufgabe eine Projektleitung aus dem Marketing oder dem Vertrieb. Wichtig ist vor allem, dass eine Ansprechperson festgelegt wird. Diese Person koordiniert die Messeplanung, stimmt sich mit den beteiligten Abteilungen ab, spricht sich mit externen Dienstleistern ab und behält parallel die Fristen, das Budget und den Zeitplan im Blick.
Durch diese fest definierten Verantwortlichkeiten verhinderst du Missverständnisse im Team. Jeder weiß, welche Aufgaben zu erledigen sind und an wen man sich bei Fragen wenden kann. Das spart Zeit und sorgt dafür, dass sich alle Beteiligten auf einen erfolgreichen Messetag konzentrieren können.
Damit dein Unternehmen am Stand überzeugend auftreten kann, solltest du bei der Auswahl deiner Teammitglieder einige Kriterien unbedingt berücksichtigen. Dazu gehören
- das fachliche Know-how,
- ein freundliches und professionelles Auftreten,
- die Kunst der guten Gesprächsführung
- sowie umfassende Sprachkenntnisse bei internationalen Messen.
Was gehört in ein Messebriefing?
Ein Messebriefing ist das Dokument, auf das sich alle Beteiligten beziehen. Es entsteht vor der ersten Beauftragung eines Dienstleisters.
Halte darin fest, was am Stand passieren soll und welche Rahmenbedingungen gelten:
- Anlass und Botschaft: Welches Produkt oder Thema steht im Mittelpunkt, und welche Aussage sollen Besucher mitnehmen?
- Standnutzung: Brauchst du einen Empfangsbereich, ruhige Besprechungszonen, Präsentationsflächen oder eine Fläche für Vorführungen?
- Technische Anforderungen: Wie viele Bildschirme, welche Tonanlage, welcher Strombedarf, welche Netzwerkanbindung?
- Fläche und Lage: Wie groß ist der Stand, und wie ist er zu den Besucherwegen ausgerichtet?
- Budget und Fristen: Welcher Rahmen steht zur Verfügung, und bis wann müssen die Zusagen vorliegen?
- Verantwortlichkeiten: Wer trifft die Budgetzusage, und wer gibt die Entwürfe frei?
Je vollständiger dieses Dokument ist, desto vergleichbarer werden die Angebote, die du einholst. Nachträgliche Änderungen an einem bereits beauftragten Konzept sind der häufigste Grund für Zusatzkosten.
Warum ist der Zeitplan so wichtig für die Messeplanung?
In vielen Fällen beginnt die Vorbereitung mehrere Monate vor dem eigentlichen Veranstaltungstermin. Eine gute Messeplanung sorgt dafür, dass du gut vorbereitet startest und unnötiger Zeitdruck gar nicht erst entstehen kann. Je früher du mit der Organisation startest, desto entspannter lassen sich die einzelnen Aufgaben erledigen.
Die relevantesten Punkte, die sich unbedingt in deinem Zeitplan wiederfinden sollten, sind:
- die Anmeldung zur Messe,
- die Standbuchung,
- die Teamplanung,
- die Hotelreservierung,
- die Reise zum Messestandort,
- erforderliche Drucksachen
- sowie die benötigte EventTechnik.
Wann solltest du womit anfangen?
Für einen großen Messeauftritt beginnt die Planung etwa zwölf Monate vor dem Termin, für einen kleineren Stand reichen rund 90 Tage.
- Zwölf bis neun Monate vorher: Zielgruppe und Messeziel festlegen, den Budgetrahmen abstecken, die Messe auswählen und die Standfläche anmelden.
- Neun bis sechs Monate vorher: Ausstellerunterlagen anfordern, Standgröße bestimmen, Exponate auswählen, Projektleitung und Team benennen.
- Sechs bis drei Monate vorher: Briefing an alle Beteiligten geben, Technik und Standausstattung beauftragen, Eintrag ins Ausstellerverzeichnis einreichen, Werbemittel und Drucksachen bestellen.
- Drei bis einen Monat vorher: Anschlüsse beim Veranstalter anmelden, Hotelzimmer buchen, Einladungen versenden, Einsatzplan für das Standteam schreiben.
- Letzte zwei Wochen: Aufbau- und Anlieferzeiten bestätigen, Technikcheck terminieren, Team briefen, Ersatzmaterial packen.
Diese Zeitspannen sind Richtwerte aus der Praxis, keine allgemeingültigen Vorgaben. Verbindlich sind allein die Termine, die dir dein Messeveranstalter nennt.
Welche Fristen setzt der Messeveranstalter?
Messeveranstalter arbeiten mit eigenen Anmeldefristen, und nach deren Ablauf werden Zuschläge fällig.
Bei vielen Messen enden diese Fristen etwa zwei Monate vor Beginn. Betroffen sind unter anderem die Anschlüsse für Strom und Wasser, der Netzwerkzugang, die Standreinigung sowie der Eintrag ins Ausstellerverzeichnis.
Die Termine stehen in den Ausstellerunterlagen, häufig im Anhang und nicht auf den ersten Seiten. Lies sie früh durch. Sonst planst du gegen Fristen, die längst verstrichen sind.
Wie mache ich schon vor der Messe auf mich aufmerksam?
Viele Messebesucher planen ihren Rundgang bereits im Voraus. Informiere Bestandskunden, Interessenten und Partner daher frühzeitig über deine Teilnahme an der Messe. Schon einfache Maßnahmen können dafür sorgen, dass dein Unternehmen auf der Besuchsliste landet.
Du kannst beispielsweise:
- Einladungen per E-Mail oder Newsletter versenden,
- Hinweise zur Messeteilnahme auf deiner Website platzieren,
- Beiträge auf Social Media teilen
- oder Hinweise in der E-Mail-Signatur hinterlegen.
Unser Tipp: Insbesondere auf sehr großen Fachmessen kann es sinnvoll sein, Gesprächstermine schon im Vorfeld zu vereinbaren. Denn: Die Auswahl ist groß und die Zeit (potenzieller) Kunden begrenzt. Nutze außerdem die Kanäle, die dir der Veranstalter selbst bereitstellt. Dein Eintrag im Ausstellerverzeichnis ist für viele Besucher der erste Kontaktpunkt, und er wird oft nur mit Firmenname und Standnummer gefüllt. Ergänze ihn um dein Messethema. Viele Veranstalter geben Ausstellern zusätzlich ein Kontingent an Freikarten oder nehmen sie in ihr Rahmenprogramm auf. Frag danach, statt darauf zu warten, dass dir jemand davon erzählt.
Welche Rolle spielt der Messestand innerhalb der Messeplanung?
Dein Messestand ist der erste Berührungspunkt zwischen deinem Unternehmen und den Besuchern auf dem Messegelände. Überlege dir, um dich von deinen Wettbewerbern abzuheben, daher zuerst, was Besucher an deinem Stand machen sollen.
Möchtest du neue Kontakte knüpfen, ein Produkt demonstrieren, eine Präsentation zeigen oder Fachthemen besprechen? Diese Fragen bestimmen, wie dein Stand aufgebaut sein sollte. Ein Stand für Kundengespräche braucht unbedingt auch ruhige Gesprächsbereiche. Bei einer Produktvorstellung stehen dagegen Präsentationsflächen im Mittelpunkt.
Neben dem Design ist auch die Funktionalität deines Messestands ausschlaggebend, wenn es um einen guten ersten und bestenfalls zweiten Eindruck bei deinen Besuchern geht. Ein gut geplanter Stand berücksichtigt unter anderem:
- ausreichend Platz für Gespräche mit Besuchern,
- eine logische Besucherführung am Stand,
- sichtbare Präsentationsflächen für deine Produkte
- sowie hochwertige Präsentationstechnik.
Warum ist EventTechnik ein wichtiger Erfolgsfaktor für einen überzeugenden Messestand?
Du kannst den schönsten Messestand haben, wenn man dich nicht sieht oder versteht, bringt dir das wenig.
Auf einer Messe entscheidet oft der erste Eindruck in wenigen Sekunden. Besucher laufen vorbei, schauen kurz rüber und entscheiden dann: stehenbleiben oder weitergehen.
Denke die Veranstaltungstechnik bei der Messeplanung daher unbedingt mit und vernachlässige sie nicht.
- Lichttechnik: Mit eingesetzten Spots lässt sich etwa ein neues Produkt auf einem Podest hervorheben, sodass es selbst aus der Entfernung sofort ins Auge fällt.
- Tontechnik: Bei einer kurzen Präsentation am Stand sorgt ein Mikrofon dafür, dass deine Inhalte trotz Messelärm auch in der zweiten Reihe noch verstanden werden.
- Medientechnik: Ein großer Bildschirm kann komplexe Abläufe oder Dienstleistungen visuell erklären, sodass Besucher schneller verstehen, worum es bei deinem Angebot geht.
- Technik-Set-up: Sauber verlegte Kabel verhindern Stolperfallen und eine zuverlässige Stromversorgung gehört zur Grundausstattung deines Messestands.
Deshalb setzen viele Unternehmen auf die Unterstützung erfahrener Veranstaltungstechnik-Dienstleister wie ETnord. Wir überlassen deinen Messestand nicht dem Zufall und setzen alles daran, dass sich deine monatelange Arbeit an der Messeplanung auch auszahlt.
Unser erfahrenes Team hat in der Vergangenheit bereits Unternehmen unterschiedlichster Branchen auf Messen verschiedenster Branchen bei der technischen Einrichtung und Betreuung des Messestands unterstützt. Wenn du derzeit noch auf der Suche nach einem zuverlässigen Experten für Veranstaltungstechnik bist, melde dich gerne bei uns. Wir sind gespannt auf dein Projekt und freuen uns darauf, dir und deinem Unternehmen bei der nächsten Messe unter die Arme greifen zu können.
Was passiert an den Messetagen selbst?
An den Messetagen verschiebt sich deine Aufgabe von der Planung zur Koordination vor Ort.
- Standabnahme: Geh den Stand vor dem offiziellen Messebeginn ab und prüfe den Aufbau und die Technik.
- Ausweise und Unterlagen: Verteile Ausstellerausweise, Parkkarten, Essensbons und den Einsatzplan, bevor der erste Besucher kommt.
- Tagesziele: Gib deinem Team eine überprüfbare Zahl mit, etwa zehn qualifizierte Gespräche pro Person und Tag.
- Kurzes Briefing: Wiederhole die Kernbotschaft und geh durch, wie das Gesprächsformular ausgefüllt wird.
- Wettbewerbsbeobachtung: Schau dir an, was die anderen Aussteller in deiner Halle zeigen. Diese Notizen helfen dir bei der Auswahl der nächsten Messe.
Plane bewusst Zeiten ein, in denen du selbst kein Gespräch führst. Wenn niemand den Überblick behält, bleiben Nachbestellungen und Pausenpläne liegen.
Wie plane ich die Nachbereitung und das Leadmanagement von Anfang an mit?
Viele Gespräche auf einer Messe enden mit der Vereinbarung, sich nach der Veranstaltung noch einmal auszutauschen. Damit aus diesen Gesprächen langfristige Geschäftskontakte entstehen können, solltest du die Nachbereitung bereits bei der Messeplanung berücksichtigen.
Lege früh fest, wie du Kontakte erfassen möchtest. Digitale Lead-Tools, kurze Gesprächsnotizen oder vorbereitete Kontaktformulare helfen deinem Team dabei, wichtige Informationen direkt festzuhalten.
Ebenso wichtig ist die Frage, wer sich nach der Messe um die Kontakte kümmert. Bestimme im Vorfeld Verantwortliche für Follow-ups und lege fest, wie schnell eine Rückmeldung erfolgen soll.
Woran erkennst du, ob dein Messeauftritt erfolgreich war?
Den Erfolg einer Messebeteiligung misst du an den Zielen, die du vorher festgelegt hast. Die Gesamtbesucherzahl der Veranstaltung sagt darüber wenig aus.
- Lead-Auswertung: Wie viele Kontakte hast du erfasst, und wie viele davon passen zu deiner Zielgruppe?
- Kosten je qualifiziertem Kontakt: Teile die Gesamtkosten durch die Zahl der brauchbaren Kontakte. Diese Kennzahl kannst du mit anderen Marketingmaßnahmen vergleichen.
- Besucherbefragung: Frag am Stand nach, wodurch die Besucher auf euch aufmerksam geworden sind. Damit prüfst du deine Vorabkommunikation.
- Abschlussbericht: Halte fest, was funktioniert hat und was beim nächsten Auftritt anders laufen soll.
Welche Fehler kosten bei der Messeplanung am meisten?
Die teuersten Fehler passieren vor der Messe, und der häufigste ist ein zu später Start.
- Zu später Beginn: Wenn die Planung erst drei Monate vorher startet, sind attraktive Standflächen vergeben und die Anmeldefristen für Anschlüsse abgelaufen.
- Kosten zu knapp kalkuliert: Zuschläge für Nachbestellungen und Sonderanfertigungen tauchen in keinem ersten Angebot auf.
- Ressourcen falsch eingeschätzt: Dein Team fehlt während der Messetage im Tagesgeschäft. Kläre vorher, wer die laufenden Aufgaben übernimmt.
- Keine Vorabkommunikation: Fachbesucher stellen sich ihren Rundgang vorher zusammen. Ohne Ankündigung landest du nicht auf ihrer Liste.
- Nachbereitung ohne Kapazität: Wenn nach der Messe niemand Zeit für die Kontakte hat, war der gesamte Aufwand vergebens.
Auffällig ist, dass fast alle diese Punkte in der Vorbereitung entstehen und nicht am Messetag. Wenn du deinen Messeauftritt frühzeitig planst, lassen sie sich alle vermeiden.
Checkliste: Was solltest du vor deiner Messeplanung unbedingt geklärt haben?
Bei der Messeplanung kommen viele Aufgaben zusammen. In der nachfolgenden Checkliste haben wir übersichtlich die Maßnahmen notiert, die du vor Messeteilnahme festgelegt haben solltest.
- Ziel der Messebeteiligung erklärt
- Zielgruppe definiert
- Passende Messe ausgewählt
- Botschaft des Auftritts formuliert
- Budget realistisch kalkuliert
- Projektleitung intern festgelegt
- Zuständigkeiten im Team verteilt
- Messeteam zusammengestellt
- Teambriefing vorbereitet
- Zeitplan erstellt
- Kommunikation vor der Messe geplant
- Anforderungen an den Messestand festgelegt
- Lead-Erfassung vorbereitet
- Erfolgskriterien festgelegt
- Budgetpuffer für Nachbestellungen eingeplant
- Anmeldefristen des Veranstalters notiert
- Aufbau- und Anlieferzeiten bestätigt
- Messebriefing schriftlich festgehalten
- Zuständigkeit und Frist für Follow-ups benannt
- Termin für die Auswertung im Kalender
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Fazit: Warum entscheidet die Vorbereitung über den Erfolg deines Messeauftritts?
Messen bieten eine seltene Gelegenheit, viele relevante Kontakte an einem Ort zu treffen. Mit der richtigen Messeplanung kannst du diese Chance nutzen.
Beachte dabei, dass wie so ziemlich jede Veranstaltung auch der Messeauftritt von guter Vorbereitung lebt. Wenn du frühzeitig festlegst, welche Zielgruppe du erreichen möchtest, welche Botschaft dein Unternehmen vermitteln soll, wer in deinem Messeteam arbeitet und wie dein Messestand gestaltet sein soll, schaffst du die Grundlage für einen erfolgreichen Auftritt.
Der größte Hebel liegt dabei im Kalender. Fast alles, was auf einer Messe schiefgeht, hat seinen Ursprung in einer Frist, die verstrichen ist, oder in einer Frage, die niemand rechtzeitig gestellt hat. Wenn du dir die Zeit dafür früh nimmst, bleibt dir an den Messetagen das, worum es eigentlich geht: die Gespräche.
Häufig gestellte Fragen zur Messeplanung
Welche Eventtechnik brauche ich am Messestand?
Welche Eventtechnik du für deinen Messestand benötigst hängt davon ab, was am Stand passieren soll. Für eine Produktpräsentation brauchst du Licht, das dein Exponat hervorhebt, und einen Bildschirm in Blickhöhe. Für kurze Vorträge kommt ein Mikrofon mit Lautsprecher dazu, weil die Umgebungslautstärke auf Messen hoch ist. Strom- und Netzwerkanschluss meldest du in beiden Fällen fristgerecht beim Veranstalter an. ETnord übernimmt dabei Planung, Aufbau, Betreuung vor Ort und Abbau der Veranstaltungstechnik.
Wie schnell sollte ich mich nach der Messe bei den Kontakten melden?
Bei deinen Messekontakten solltest du dich bestenfalls innerhalb von zwei Wochen nach Messeende melden. Bei mehrtägigen Messen kannst du versprochene Unterlagen schon am Abend des Gesprächstags verschicken. Lege bereits vor der Messe fest, wer sich um welche Kontakte kümmert.
Welche Unterlagen bekomme ich vom Messeveranstalter?
Vom Messeveranstalter erhältst du die Ausstellerunterlagen, in denen alle Informationen enthalten sind, die für deine Planung verbindlich sind. Darin findest du die Anmeldefristen, die Auf- und Abbauzeiten, die technischen Anschlussmöglichkeiten und die Vorgaben zur Standgestaltung.
Wie viele Mitarbeiter brauche ich am Messestand?
Die Anzahl erforderlicher Mitarbeiter am Messestand richtet sich vor allem nach der Standgröße und der erwarteten Besucherfrequenz. Plane so, dass immer jemand ansprechbar bleibt, während eine andere Person ein längeres Gespräch führt. Kläre außerdem vorher, wer die Aufgaben deiner Kollegen im Tagesgeschäft übernimmt.
Wie berechne ich ein realistisches Budget für die Messeplanung?
Rechne dein Messebudget über alle Kostenblöcke, nicht allein über die Standmiete. Die Standmiete macht in der Praxis nur rund ein Fünftel der Gesamtkosten aus, den größeren Anteil verursachen Standbau, Technik, Transport, Personal und Reise. Als erste Hausnummer kannst du deshalb die Standmiete mit fünf multiplizieren und diesen Rahmen anschließend mit echten Angeboten gegenrechnen. Setze die interne Arbeitszeit für Vorbereitung und Nachbereitung mit auf die Liste und plane 10 bis 15 % Puffer für Nachbestellungen und Fristzuschläge ein.
Welche Messeplanung bringt mir die meisten qualifizierten Leads?
Die meisten qualifizierten Leads bringt dir die Planung, die lange vor dem ersten Messetag ansetzt. Lege vorab fest, woran du einen qualifizierten Kontakt erkennst, etwa an Budgetverantwortung, Branche oder einem laufenden Projekt, und übernimm diese Merkmale in dein Gesprächsformular. Vereinbare Termine mit Bestandskunden und Interessenten schon im Vorfeld, weil Fachbesucher ihren Messerundgang meist vorher zusammenstellen. Bestimme außerdem vor der Messe, wer die Kontakte nach der Veranstaltung übernimmt und innerhalb welcher Frist die Rückmeldung erfolgt, sonst bleiben brauchbare Kontakte liegen.