Messeplanung leicht gemacht:
Grundlagen erfolgreicher Messeteilnahme
Ein Messeauftritt bietet eine gute Gelegenheit, dein Unternehmen für ein größeres Publikum sichtbar zu machen, persönliche Gespräche mit (potenziellen) Kunden zu führen und neue Kontakte in der Branche zu knüpfen. Allerdings bringt eine Messeteilnahme viele organisatorische Aufgaben mit sich.
Zwischen Standbuchung, Hotelreservierungen, Drucksachen, Terminabstimmungen und Teamzusammensetzung kann schnell der Überblick verloren gehen.
Damit aus der Vielzahl an Aufgaben kein organisatorisches Chaos wird, hilft dir bei der Messeplanung eine koordinierte Herangehensweise. Der heutige Beitrag soll dir dabei eine Hilfe sein. Wir geben dir einen Fahrplan, der dir zeigt, welche Schritte bei der Messeplanung wichtig sind, welche Aufgaben du frühzeitig erledigen solltest und worauf du achten musst, damit dein Messeauftritt reibungslos über die Bühne geht.
Wen möchtest du auf der Messe erreichen?
Eine Messe bringt viele unterschiedliche Besucher zusammen, und abhängig von der Messe ist auch das Publikum ein anderes. Deshalb solltest du dir zunächst die folgende Frage stellen: Mit welchen Menschen möchtest du auf der Messe ins Gespräch kommen?
Bei der Definition deiner Zielgruppe ist ein kurzer Perspektivwechsel das Mittel der Wahl. Versetze dich gedanklich in die Besucher der Messe und überlege, welche Erwartungen sie mitbringen. Auf diese Weise erkennst du schneller, welche Menschen du tatsächlich erreichen möchtest und welche Themen für sie interessant sein könnten.
Ein paar einfache Fragen helfen dir dabei, deine Zielgruppe genauer einzugrenzen:
- Wer soll angesprochen werden? Überlege, welche Besucher du am Stand begrüßen möchtest. Das können Bestandskunden, potenzielle Neukunden, Partnerunternehmen oder Branchenvertreter sein.
- Welche Personen sind besonders relevant? In vielen Fällen geht es nicht nur um Unternehmen, sondern um konkrete Ansprechpartner. Einkäufer, Projektleiter, Marketingverantwortliche, oder Produktentwickler bringen unterschiedliche Interessen und Gesprächsanlässe mit.
- Welche Themen und Angebote sind für diese Zielgruppe interessant? Überlege dir, welche Produkte, Dienstleistungen, Ideen, Lösungsansätze oder Informationen für deine Besucher besonders spannend sind.
Wenn du diese Unterscheidung früh triffst, fällt dir die weitere Planung deutlich leichter. Auf dieser Grundlage kannst du festlegen, welche Messe zu deinem Unternehmen passt und wie du deinen Auftritt so gestaltest, dass er für deine Zielgruppe interessant und verständlich ist.
Welche Messe passt überhaupt zu deinem Unternehmen?
Der Messekalender ist gut gefüllt. Branchenveranstaltungen, internationale Leitmessen, regionale Fachmessen oder große Publikumsevents konkurrieren jedes Jahr um Aussteller und Besucher. Die Versuchung ist groß, sich einfach für eine besonders bekannte oder große Messe zu entscheiden. Für dein Unternehmen ist jedoch viel wichtiger, ob dort auch die passenden Besucher unterwegs sind.
Eine Messe sollte vor allem zu deiner Zielgruppe und zu deinen Zielen passen. Auf einer Fachmesse triffst du häufig Entscheider, Einkäufer oder Branchenexperten, die sich über Innovationen und neue Produkte informieren möchten. Publikumsveranstaltungen sprechen dagegen oft die breite Masse an. Auch regionale Messen können interessant sein, wenn du bevorzugt neue Kunden aus einer bestimmten Region erreichen möchtest.
Neben der Zielgruppe spielen weitere Faktoren eine Rolle bei der Auswahl. Dazu gehören die Kosten für Standfläche und Organisation, die Reichweite der Veranstaltung sowie der Termin im Jahreskalender. Auch ein Blick auf den Wettbewerb kann hilfreich sein. Wenn viele Unternehmen aus deiner Branche vertreten sind, kann das ein Zeichen für eine relevante Messe sein. Allerdings solltest du überlegen, wie du dich dort sichtbar positionieren kannst, um dich von deiner Konkurrenz abheben zu können.
Was soll das Ziel der Messeteilnahme sein?
Deine Zielgruppe steht fest, doch bevor du mit der konkreten Planung deines Messeauftritts beginnst, solltest du dir über das Ziel deiner Teilnahme im Klaren sein.
Allgemein lassen sich Messeziele grob in zwei Kategorien einteilen:
- Quantitative Ziele: Leads, Gespräche, Abschlüsse
- Qualitative Ziele: Markenbekanntheit, Positionierung, Kundenbindung
Definierst du deine Ziele früh, kannst du deinen gesamten Messeauftritt daran ausrichten.
Mache dir vorab zudem Gedanken dazu, wie du deine Ziele messen kannst, um später beurteilen zu können, ob du Erfolg mit deiner Messeteilnahme hattest.
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Welche Botschaft soll dein Messeauftritt vermitteln?
Auf einer Messe treffen zahlreiche Besucher in kurzer Zeit auf eine große Masse unterschiedlichster Eindrücke. Mit einer verständlichen Botschaft schaffst du es, aus dieser Vielzahl herauszustechen. Überlege dir deshalb früh, welches Thema bei deinem Messeauftritt im Mittelpunkt stehen soll.
Ein kurzes Praxisbeispiel: Ein Unternehmen präsentiert auf einer Fachmesse eine neue Softwarelösung für Produktionsbetriebe. Statt sämtliche Funktionen gleichzeitig zu erklären, konzentriert sich der Messeauftritt auf ein festgestecktes Thema, etwa die effizientere Planung von Produktionsprozessen. Dieses Thema zieht sich dann durch sämtliche Elemente des Messeauftritts. Das sind
- Präsentationen am Messestand,
- Gesprächseinstiege mit Besuchern,
- Beispiele auf Monitoren oder Displays
- sowie Inhalte von Broschüren und Handouts.
Mit einem solchen roten Faden hilfst du deinen Besuchern dabei, dein Angebot schneller einordnen zu können und sich dein Unternehmen besser zu merken.
Wer sollte die Messe intern koordinieren?
Die Messeplanung bringt viele Aufgaben mit sich. Anmeldungen müssen erledigt, Marketingmaterialien müssen erstellt, Termine müssen abgestimmt und das Messeteam muss zusammengestellt werden. Damit dabei nichts durcheinandergerät, braucht es eine Person, die den Überblick behält.
In vielen Unternehmen übernimmt diese Aufgabe eine Projektleitung aus dem Marketing oder dem Vertrieb. Wichtig ist vor allem, dass eine Ansprechperson festgelegt wird. Diese Person koordiniert die Messeplanung, stimmt sich mit den beteiligten Abteilungen ab, spricht sich mit externen Dienstleistern ab und behält parallel die Fristen, das Budget und den Zeitplan im Blick.
Durch diese fest definierten Verantwortlichkeiten verhinderst du Missverständnisse im Team. Jeder weiß, welche Aufgaben zu erledigen sind und an wen man sich bei Fragen wenden kann. Das spart Zeit und sorgt dafür, dass sich alle Beteiligten auf einen erfolgreichen Messetag konzentrieren können.
Damit dein Unternehmen am Stand überzeugend auftreten kann, solltest du bei der Auswahl deiner Teammitglieder einige Kriterien unbedingt berücksichtigen. Dazu gehören
- das fachliche Know-how,
- ein freundliches und professionelles Auftreten,
- die Kunst der guten Gesprächsführung
- sowie umfassende Sprachkenntnisse bei internationalen Messen.
Warum ist der Zeitplan so wichtig für die Messeplanung?
In vielen Fällen beginnt die Vorbereitung mehrere Monate vor dem eigentlichen Veranstaltungstermin. Eine gute Messeplanung sorgt dafür, dass du gut vorbereitet startest und unnötiger Zeitdruck gar nicht erst entstehen kann. Je früher du mit der Organisation startest, desto entspannter lassen sich die einzelnen Aufgaben erledigen.
Die relevantesten Punkte, die sich unbedingt in deinem Zeitplan wiederfinden sollten, sind:
- die Anmeldung zur Messe,
- die Standbuchung,
- die Teamplanung,
- die Hotelreservierung,
- die Reise zum Messestandort,
- erforderliche Drucksachen
- sowie die benötigte Eventtechnik.
Wie mache ich schon vor der Messe auf mich aufmerksam?
Viele Messebesucher planen ihren Rundgang bereits im Voraus. Informiere Bestandskunden, Interessenten und Partner daher frühzeitig über deine Teilnahme an der Messe. Schon einfache Maßnahmen können dafür sorgen, dass dein Unternehmen auf der Besuchsliste landet.
Du kannst beispielsweise:
- Einladungen per E-Mail oder Newsletter versenden,
- Hinweise zur Messeteilnahme auf deiner Website platzieren,
- Beiträge auf Social Media teilen
- oder Hinweise in der E-Mail-Signatur hinterlegen.
Tipp: Insbesondere auf sehr großen Fachmessen kann es sinnvoll sein, Gesprächstermine schon im Vorfeld zu vereinbaren. Denn: Die Auswahl ist groß und die Zeit (potenzieller) Kunden begrenzt.
Welche Rolle spielt der Messestand innerhalb der Messeplanung?
Dein Messestand ist der erste Berührungspunkt zwischen deinem Unternehmen und den Besuchern auf dem Messegelände. Überlege dir, um dich von deinen Wettbewerbern abzuheben, daher zuerst, was Besucher an deinem Stand machen sollen.
Möchtest du neue Kontakte knüpfen, ein Produkt demonstrieren, eine Präsentation zeigen oder Fachthemen besprechen? Diese Fragen bestimmen, wie dein Stand aufgebaut sein sollte. Ein Stand für Kundengespräche braucht unbedingt auch ruhige Gesprächsbereiche. Bei einer Produktvorstellung stehen dagegen Präsentationsflächen im Mittelpunkt.
Neben dem Design ist auch die Funktionalität deines Messestands ausschlaggebend, wenn es um einen guten ersten und bestenfalls zweiten Eindruck bei deinen Besuchern geht. Ein gut geplanter Stand berücksichtigt unter anderem:
- ausreichend Platz für Gespräche mit Besuchern,
- eine logische Besucherführung am Stand,
- sichtbare Präsentationsflächen für deine Produkte
- sowie hochwertige Präsentationstechnik.
Warum ist Eventtechnik ein wichtiger Erfolgsfaktor für einen überzeugenden Messestand?
Du kannst den schönsten Messestand haben, wenn man dich nicht sieht oder versteht, bringt dir das wenig.
Auf einer Messe entscheidet oft der erste Eindruck in wenigen Sekunden. Besucher laufen vorbei, schauen kurz rüber und entscheiden dann: stehenbleiben oder weitergehen.
Denke die Veranstaltungstechnik bei der Messeplanung daher unbedingt mit und vernachlässige sie nicht.
- Lichttechnik: Mit eingesetzten Spots lässt sich etwa ein neues Produkt auf einem Podest hervorheben, sodass es selbst aus der Entfernung sofort ins Auge fällt.
- Tontechnik: Bei einer kurzen Präsentation am Stand sorgt ein Mikrofon dafür, dass deine Inhalte trotz Messelärm auch in der zweiten Reihe noch verstanden werden.
- Medientechnik: Ein großer Bildschirm kann komplexe Abläufe oder Dienstleistungen visuell erklären, sodass Besucher schneller verstehen, worum es bei deinem Angebot geht.
- Technik-Set-up: Sauber verlegte Kabel verhindern Stolperfallen und eine zuverlässige Stromversorgung gehört zur Grundausstattung deines Messestands.
Deshalb setzen viele Unternehmen auf die Unterstützung erfahrener Veranstaltungstechnik-Dienstleister wie ETnord. Wir überlassen deinen Messestand nicht dem Zufall und setzen alles daran, dass sich deine monatelange Arbeit an der Messeplanung auch auszahlt.
Unser erfahrenes Team hat in der Vergangenheit bereits Unternehmen unterschiedlichster Branchen auf Messen verschiedenster Branchen bei der technischen Einrichtung und Betreuung des Messestands unterstützt. Wenn du derzeit noch auf der Suche nach einem zuverlässigen Experten für Veranstaltungstechnik bist, melde dich gerne bei uns. Wir sind gespannt auf dein Projekt und freuen uns darauf, dir und deinem Unternehmen bei der nächsten Messe unter die Arme greifen zu können.
Wie plane ich die Nachbereitung und das Leadmanagement von Anfang an mit?
Viele Gespräche auf einer Messe enden mit der Vereinbarung, sich nach der Veranstaltung noch einmal auszutauschen. Damit aus diesen Gesprächen langfristige Geschäftskontakte entstehen können, solltest du die Nachbereitung bereits bei der Messeplanung berücksichtigen.
Lege früh fest, wie du Kontakte erfassen möchtest. Digitale Lead-Tools, kurze Gesprächsnotizen oder vorbereitete Kontaktformulare helfen deinem Team dabei, wichtige Informationen direkt festzuhalten.
Ebenso wichtig ist die Frage, wer sich nach der Messe um die Kontakte kümmert. Bestimme im Vorfeld Verantwortliche für Follow-ups und lege fest, wie schnell eine Rückmeldung erfolgen soll.
Checkliste: Was solltest du vor deiner Messeplanung unbedingt geklärt haben?
Bei der Messeplanung kommen viele Aufgaben zusammen. In der nachfolgenden Checkliste haben wir übersichtlich die Maßnahmen notiert, die du vor Messeteilnahme festgelegt haben solltest.
- Ziel der Messebeteiligung erklärt
- Zielgruppe definiert
- Passende Messe ausgewählt
- Botschaft des Auftritts formuliert
- Budget realistisch kalkuliert
- Projektleitung intern festgelegt
- Zuständigkeiten im Team verteilt
- Messeteam zusammengestellt
- Teambriefing vorbereitet
- Zeitplan erstellt
- Kommunikation vor der Messe geplant
- Anforderungen an den Messestand festgelegt
- Lead-Erfassung vorbereitet
- Erfolgskriterien festgelegt
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Fazit: Warum entscheidet die Vorbereitung über den Erfolg deines Messeauftritts?
Messen bieten eine seltene Gelegenheit, viele relevante Kontakte an einem Ort zu treffen. Mit der richtigen Messeplanung kannst du diese Chance nutzen.
Beachte dabei, dass wie so ziemlich jede Veranstaltung auch der Messeauftritt von guter Vorbereitung lebt. Wenn du frühzeitig festlegst, welche Zielgruppe du erreichen möchtest, welche Botschaft dein Unternehmen vermitteln soll, wer in deinem Messeteam arbeitet und wie dein Messestand gestaltet sein soll, schaffst du die Grundlage für einen erfolgreichen Auftritt.
FAQ
Die passende Tontechnik sorgt für klaren Sound und eine tolle Atmosphäre. Sie macht den Unterschied zwischen einem guten und einem großartigen Event aus.
Die passende Tontechnik sorgt für klaren Sound und eine tolle Atmosphäre. Sie macht den Unterschied zwischen einem guten und einem großartigen Event aus.
Zur Grundausstattung zählen Mikrofone, Lautsprecher und Mischpult. Je nach Event kommen noch weitere Geräte dazu.
Normale Lautsprecher eignen sich gut für kleinere Räume. Line Arrays sind besser für große Events, da sie den Klang gleichmäßig über weite Strecken verteilen.
Experten helfen dir, die perfekte Ausstattung für dein Event zu finden. Sie kennen die neuesten Trends und vermeiden typische Fehler bei der Planung.
Setze auf Markenqualität und regelmäßig gewartete Geräte. Das senkt das Risiko von Ausfällen und sorgt für top Klangqualität.
Achte auf sicheres Kabelmanagement, geprüfte Stromversorgung und Schutz der Geräte. Bei Open Air Events gelten oft besondere Vorschriften.
Plane frühzeitig, hole professionelle Hilfe und berücksichtige Faktoren wie Raumgröße und Teilnehmerzahl. Mache einen Soundcheck und habe einen Plan B für technische Probleme.
Quellen
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