Sommerfest planen für die Firma:
Checkliste mit 10 Schritten
Sommer, Sonne, Feierlaune: Das verspricht das alljährliche Firmensommerfest. Es bringt Kollegen aus verschiedenen Teams zusammen und gibt euch einen Anlass, gemeinsam zu feiern. Wenn draußen die Sonne scheint, bietet sich eine gute Gelegenheit, den Büroalltag für ein paar Stunden ruhen zu lassen und das Team in lockerer Runde zusammenzubringen. Bevor angestoßen und gelacht wird, geht es aber erst einmal darum, das Sommerfest zu planen. Wir gehen die Planung mit dir in zehn Punkten durch.
Das Wichtigste in Kürze
- Anlass: Ein Firmensommerfest stärkt den Teamzusammenhalt und zeigt der Belegschaft Wertschätzung, oft rund um ein Jubiläum oder einen Projekterfolg.
- Vorlauf: Plane mehrere Monate im Voraus. Beliebte Termine und Locations in den Sommermonaten sind früh ausgebucht.
- Budget: Als grober Richtwert kannst du mit 80 € bis 150 € pro Person rechnen, je nach Location, Catering und Technik.
- Steuer: Bis 110 € je Mitarbeiter bleibt das Fest steuerfrei, für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr (§ 19 EStG).
- Technik: Plane Ton, Licht und Bild früh ein. ETnord übernimmt Planung, Aufbau, Betreuung und Abbau.
Welche Anlässe gibt es, um ein Sommerfest mit der Firma zu planen?
Ein Firmensommerfest feierst du meist zu einem konkreten Anlass. Das kann der Dank an das Team für ein anstrengendes Jahr sein, die Feier eines abgeschlossenen Projekts oder ein rundes Jubiläum wie zehn oder zwanzig Jahre Firmenbestehen.
Gleichzeitig wirkt ein Sommerfest als Teambuilding-Maßnahme: Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen kommen ins Gespräch, Hierarchien treten in den Hintergrund, und das Wir-Gefühl wächst.
Was muss ich beachten, wenn ich ein Sommerfest plane?
Bei der Planung behältst du am besten fünf Bereiche im Blick: Budget, Termin, Location, Verpflegung und Programm. Ein gut organisiertes Fest zeigt der Belegschaft Wertschätzung, stärkt das Miteinander und gibt dem Team ein gemeinsames Erlebnis, an das auch Wochen später noch am Kaffeeautomaten gedacht wird.
Unsere Checkliste mit zehn Punkten führt dich durch die Planung, ohne dass die Organisation zur Zerreißprobe wird.
Punkt 1: Wer ist dafür zuständig, das Sommerfest zu planen?
Die Organisation übernimmt in vielen Unternehmen das Marketing-Team, oft zusammen mit HR. Du musst dabei nicht alles allein stemmen. Bilde ein kleines Event-Team und legt feste Zuständigkeiten fest:
- Wer koordiniert die Dienstleister?
- Wer kümmert sich um Programm und Einladungen?
- Wer behält das Budget im Blick?
Je nach Größe und Aufwand lohnt es sich, externe Profis für Technik, Catering oder Dekoration ins Boot zu holen. Das spart Zeit und schont die Nerven, weil erfahrene Dienstleister diese Bereiche routiniert übernehmen.
Punkt 2: Wie viel Budget kann ich für das Sommerfest einplanen?
Das Budget klärst du ganz am Anfang, am besten direkt mit der Geschäftsführung. Bevor du Ideen sammelst, brauchst du eine feste Zahl und eine Liste der zu erwartenden Kosten:
- Location
- Verpflegung
- Technische Ausstattung
- Unterhaltungsprogramm
- Dekoration
Als grober Richtwert haben sich 80 € bis 150 € pro Person eingebürgert, je nach Location, Catering und Technik.
Tipp: Setze Prioritäten. Ein Ausflug, eine kleine Show oder eine lustige Präsentation bleiben oft länger in Erinnerung als ein besonders teures Buffet.
Punkt 3: Wann soll das Sommerfest stattfinden?
Den Termin legst du am besten mehrere Monate im Voraus fest, denn beliebte Locations sind in den Sommermonaten schnell vergeben. Stimme das Datum auf Ferienzeiten, Betriebsurlaube und bereits geplante Veranstaltungen ab.
Auch die Verfügbarkeit deiner Wunschlocation kann den Termin beeinflussen. Eine kurze Umfrage im Team hilft dir, ein Datum zu finden, das den meisten passt.
Beim Startzeitpunkt hat sich der späte Nachmittag oder frühe Abend bewährt. So bleibt genügend Zeit für gemeinsame Aktivitäten, ein entspanntes Abendessen und einen Ausklang am Abend.
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Punkt 4: Wo soll das Sommerfest stattfinden?
Die Location wählst du danach aus, wie gut sie erreichbar ist, wie viel Platz sie bietet und ob es eine wetterfeste Alternative gibt. Steht der Termin fest, geht es als Nächstes an den Ort.
Überlege dir zuerst, ob das Fest draußen oder drinnen stattfindet. Unter freiem Himmel wirkt ein Sommerfest lockerer, du brauchst aber immer einen Plan B für schlechtes Wetter, etwa ein Zelt oder Räume in der Nähe.
Achte auf eine gute Erreichbarkeit, am besten mit dem Auto und mit öffentlichen Verkehrsmitteln. Genügend Platz, Schattenbereiche und ein paar ruhige Ecken sind wichtig, gerade wenn das Fest schon am Nachmittag startet und es heiß wird.
Auch die Atmosphäre des Ortes sollte zur Firmenkultur passen. Plane früh genug Zeit für Auf- und Abbau ein und kläre, ob du für die Nutzung Genehmigungen brauchst oder Auflagen erfüllen musst.
Punkt 5: Wann müssen die Einladungen versendet werden?
Verschick die Einladungen so früh wie möglich, mindestens aber sechs bis acht Wochen vorher. Im Sommer sind viele Mitarbeiter im Urlaub oder anderweitig unterwegs.
Achte auf vollständige Angaben und eine verbindliche Rückmeldung:
- Ort, Zeit und bei Bedarf Dresscode oder Motto
- Bitte um eine verbindliche Zu- oder Absage bis zu einem festen Stichtag
- Hinweis, ob eine Begleitung mitkommen darf
Unser Tipp: Mit einem digitalen Anmeldetool erfasst du die Rückmeldungen direkt und nutzt die Zahlen gleich für Catering und Technik.
Punkt 6: Wer soll das Catering für das Sommerfest planen?
Das Catering richtest du nach Location und Gruppengröße aus. Prüfe vorab, ob genug Platz für einen Foodtruck ist oder ob ein BBQ mehrere Stromanschlüsse braucht.
Auch die Gruppengröße bestimmt die Wahl: Für ein kleines Team passt ein lockeres Buffet, bei größeren Gruppen brauchst du verlässliche Abläufe und genügend Personal. Kläre früh, ob es im Team besondere Ernährungsformen oder Unverträglichkeiten gibt, und berücksichtige sie.
Beliebte Optionen sind:
- Grillbuffet oder BBQ-Station
- Foodtruck mit Streetfood-Klassikern
- Fingerfood oder Flying Buffet
- Selbstgemachtes aus dem Team, wenn es familiärer zugehen soll
Unser Tipp: Plane genügend kühle Getränke ein, gerade alkoholfreie. Bei Hitze trinken die Gäste mehr, als du denkst.
Punkt 7: Wie soll das Programm gestaltet werden?
Ein lockeres Rahmenprogramm bringt Stimmung in dein Sommerfest und sorgt für Gesprächsstoff. Je nach Zielgruppe und Anlass kannst du zum Beispiel zwischen den folgenden Ideen wählen:
- Aktivität vor dem Essen: Bootsausflug, Stadtführung, Bierbike-Tour, etc.
- Kleine Challenges: Team-Quiz, Mini-Olympiade, Kreativworkshop
- Musikalische Begleitung oder DJ
- Kurze Ansprache oder Präsentation der Geschäftsführung
Unser Tipp: Ein Motto verleiht dem Fest eine erkennbare Klammer. Beliebt sind Themen wie „Hawaii“, „Beachparty“ oder „Reise um die Welt“. Ein Motto zieht sich durch Deko, Speisen und Programm und macht die Planung leichter.
Punkt 8: Benötige ich Unterstützung bei der technischen Umsetzung?
Ohne passende Technik kommt selbst das schönste Sommerfest schnell ins Stocken. Wenn das Mikro rauscht, der DJ keinen Sound hat oder die Präsentation nicht startet, leidet die Stimmung.
Deshalb lohnt sich ein professioneller Technikpartner. Wir von ETnord übernehmen die komplette Fullservice-EventTechnik für dich: die Planung, den Auf- und Abbau und die Betreuung während deines Sommerfests.
Atmosphärische Lichterketten im Innenhof, eine verlässliche Tontechnik für die Begrüßungsrede oder eine große LED-Videowand für den Rückblick aufs Jubiläum: So greifen Licht, Ton und Bild über den ganzen Abend ineinander. Du konzentrierst dich auf deine Gäste, während wir uns um die Technik kümmern.
Wir von EventTechnik nord übernehmen für dich:
- die technische Planung,
- den Auf- und Abbau vor Ort
- und die technische Betreuung während deines Sommerfests.
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Punkt 9: Brauche ich Hilfe bei der Dekoration der Location?
Ein stimmiges Deko-Konzept gehört früh in die Planung. Je nach Zeit und Budget hast du mehrere Wege zur Umsetzung:
- Profis engagieren: Dekorateure oder spezialisierte Agenturen bringen Erfahrung mit und verwandeln auch schlichte Locations in einen Ort, der zum Thema passt.
- Teamwork nutzen: Vielleicht gibt es im Kollegenkreis kreative Köpfe, die beim Schmücken helfen. Gemeinsames Vorbereiten stärkt das Gemeinschaftsgefühl und macht Spaß.
- Selbst Hand anlegen: DIY-Deko wie Lichterketten, Wimpel oder Blumenarrangements gibt dem Fest eine persönliche Note und lässt sich mit einem kleinen Event-Team umsetzen.
Prüfe vorab, was schon vor Ort ist: Reichen Tische und Stühle? Ist genug Geschirr da? Sind Gläser, Servietten oder Kerzen vorhanden? Was fehlt, organisierst du rechtzeitig über die Location oder externe Partner.
Punkt 10: Wie kann ich einen störungsfreien Ablauf sicherstellen?
Einen störungsfreien Ablauf sicherst du mit einem festen Zeitplan, eindeutigen Zuständigkeiten und einem Briefing für alle Beteiligten:
- Erstelle einen Zeitplan mit allen Programmpunkten
- Briefe das interne Event-Team und alle externen Dienstleister
- Lege fest, wer für welchen Bereich verantwortlich ist
- Plane kleine Pausen und Zeitpuffer ein
Und wenn doch etwas schiefgeht? Bleib ruhig und flexibel, denn mit einem gut vorbereiteten Team lassen sich kleine Probleme schnell lösen.
Checkliste: Sommerfest planen in 10 Schritten
- Verantwortliche festlegen: Zuständigkeiten klären.
- Budget definieren: Finanzrahmen abstimmen.
- Termin festlegen: Datum und Uhrzeit auswählen.
- Location auswählen: Passender Ort festlegen.
- Einladungen verschicken: Frühzeitig informieren.
- Catering organisieren: Essen und Getränke planen.
- Programm planen: Aktivitäten und Unterhaltungsideen festlegen.
- Technik sichern: Professionelle Unterstützung einholen.
- Dekoration umsetzen: Stimmung schaffen.
- Ablauf sicherstellen: Zeitplan bestimmen und Team briefen.
Welche Ideen machen ein Firmensommerfest besonders?
Ein Motto oder eine gemeinsame Aktion macht aus einem Sommerfest einen Abend, über den die Belegschaft noch lange spricht. Die folgenden Konzepte lassen sich einzeln umsetzen oder kombinieren:
- BBQ-Olympiade: Mehrere Teams treten beim Grillen gegeneinander an, bewertet werden Geschmack, Kreativität und Präsentation. Ein Kollege aus der Geschäftsführung als Jurychef gibt dem Ganzen einen sportlichen Wettbewerbscharakter.
- Beachfeeling auf dem Firmenhof: Sand, Strandkörbe, eine Cocktailbar und Beachvolleyball holen Urlaubsstimmung direkt vor die Bürotür. Das Konzept kommt besonders bei jüngeren Teams gut an.
- Open-Air-Kino: Nach dem Grillbuffet läuft ein Film auf der Großleinwand unter freiem Himmel. Für Teams mit Familien und Kindern ein entspannter Abschluss.
- Foodtruck-Festival: Mehrere Trucks mit unterschiedlichen Küchen wie Burger, Pizza, vegane Bowls und Eis bringen Festival-Atmosphäre auf den Firmenhof. Die Gäste wählen selbst, worauf sie Lust haben.
- Cocktail-Kurs: Ein Barkeeper zeigt den Teams, wie sie Sommer-Cocktails mixen, danach wird gemeinsam probiert. Das funktioniert vor Ort oder als hybride Variante, wenn ein Remote-Team dazugehört.
- Bootstour: Eine gemeinsame Fahrt auf dem Wasser, je nach Gruppengröße auf einem kleinen Boot oder einem Partyschiff mit DJ. Verpflegung und Getränke kommen an Bord mit.
Wie könnte der Ablauf eines Firmensommerfests aussehen?
Ein typisches Firmensommerfest startet am späten Nachmittag und klingt am späten Abend aus. Der folgende Ablauf ist ein Beispiel für rund 100 Gäste und soll als Inspiration dienen.
- 16:00 Uhr: Empfang mit Begrüßungsgetränk und Zeit zum Ankommen.
- 16:30 Uhr: Kurze Begrüßung und Dank durch die Geschäftsführung.
- 17:00 Uhr: Gemeinsame Aktivität, etwa Teambuilding-Stationen oder eine BBQ-Olympiade.
- 18:30 Uhr: Grillbuffet oder Foodtrucks öffnen, dazu kühle Getränke.
- 20:00 Uhr: Musik mit DJ oder Live-Band und Zeit für Gespräche.
- 23:00 Uhr: Ausklang mit letzter Runde, Verabschiedung und Hinweis auf Taxi oder Shuttle.
Welche Fehler solltest du bei der Sommerfestplanung vermeiden?
Die meisten Pannen beim Sommerfest entstehen durch zu späte Planung und fehlende Alternativen. Diese Stolperfallen umgehst du leicht:
- Zu spät starten: Beliebte Locations und Caterer sind in den Sommermonaten früh vergeben. Beginne mehrere Monate vorher mit der Suche.
- Fehlender Wetter-Plan-B: Ohne Zelt oder Ausweichraum fällt das Fest bei Regen ins Wasser. Plane den Wetterschutz von Anfang an mit ein.
- Strom und Sanitär vergessen: Auf einer Wiese oder einem Hof fehlt oft beides. Kläre früh, woher Strom, Wasser und genügend Toiletten kommen.
- Fehlende Anmeldefrist: Ohne verbindliche Rückmeldung weißt du nicht, für wie viele Gäste du planst. Setze einen festen Stichtag für Zu- und Absagen.
- Technik zu spät buchen: Ton, Licht und Bühne lassen sich nicht in letzter Minute organisieren. Hol dir früh einen Technikpartner an die Seite.
Was brauchst du für ein Sommerfest unter freiem Himmel?
Für ein Sommerfest unter freiem Himmel brauchst du vor allem eine verlässliche Grundversorgung, die drinnen selbstverständlich ist. Diese Punkte klärst du draußen am besten früh:
- Wetterschutz: Ein Zelt oder ein Pavillon schützt vor Sonne und Regen und macht das Fest unabhängig vom Wetter.
- Strom: Auf vielen Außenflächen reicht die vorhandene Leistung nicht. Plane einen festen Anschluss oder ein Aggregat für Technik, Catering und Beleuchtung ein.
- Sanitär: Reichen die vorhandenen Toiletten nicht, brauchst du mobile Anlagen. Als grobe Orientierung lohnt sich ab rund 100 Gästen über mehrere Stunden ein Toilettenwagen.
- Beleuchtung: Sobald es dunkel wird, halten Lichterketten, Strahler oder Windlichter die Fläche hell und stimmungsvoll.
- Technik mieten: Ton- und Lichttechnik für den Außenbereich kannst du passend zum Event mieten, statt sie selbst zu beschaffen.
Sommerfest planen: das Wichtigste zum Schluss
Ein gut vorbereitetes Sommerfest beginnt früh. Wenn du rechtzeitig startest, das Team einbindest und den Überblick behältst, gestaltest du einen Tag, an den sich die Belegschaft gern erinnert. Bei der Technik stehen wir von ETnord dir zur Seite: Wir übernehmen Planung, Aufbau, Betreuung und Abbau, damit du dich am Eventtag voll auf deine Gäste konzentrieren kannst.
Häufig gestellte Fragen zur Sommerfestplanung
Hier findest du die häufigsten Fragen rund um die Planung eines Firmensommerfests.
Wie früh sollte ich ein Firmensommerfest planen?
Plane mindestens drei bis sechs Monate im Voraus, weil beliebte Locations, Caterer und Technikpartner in den Sommermonaten früh ausgebucht sind. Mit einem frühen Start sicherst du dir deinen Wunschtermin.
Was kostet ein Firmensommerfest pro Person?
Als Richtwert gelten 80 € bis 150 € pro Person. Ein lockeres Grillfest liegt darunter, ein Abend mit Zelt, Catering und Bühnentechnik darüber. Den größten Posten machen meist Verpflegung und Location aus.
Bis zu welchem Betrag bleibt das Sommerfest steuerfrei?
Bis 110 € pro teilnehmendem Mitarbeiter bleibt das Fest steuerfrei, und das für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr (§ 19 EStG). Voraussetzung ist, dass die Feier allen Betriebsangehörigen offensteht.
Brauche ich für ein Firmensommerfest eine Genehmigung?
Auf dem eigenen Firmengelände kommst du meist ohne Sondergenehmigung aus, solange die Musik nicht bis tief in die Nacht läuft. Auf öffentlichen Flächen oder bei lauter Live-Musik brauchst du eine Genehmigung der Stadt und solltest Lärmschutz sowie GEMA-Gebühren einplanen.
Was darf bei einem Firmensommerfest nicht fehlen?
Verpflegung mit genügend alkoholfreien Getränken, ein Wetterschutz mit Schattenplätzen und eine zuverlässige Technik für Ton und Licht gehören zur Grundausstattung. Ein lockeres Rahmenprogramm bringt die Gäste miteinander ins Gespräch.