Weihnachtsfeier planen
9 Schritte für ein gelungenes Firmenfest
An der Außenfassade der Firma funkeln Lichterketten, in der Kaffeeküche stehen ein paar Schokonikoläuse, die ersten Kollegen bringen selbstgebackene Plätzchen mit und das Gesprächsthema Nummer Eins in der Mittagspause sind mögliche Geschenkideen für die Familie. Spätestens jetzt spürt man, dass die Festtage nicht mehr weit sind und damit auch die Firmenweihnachtsfeier vor der Tür steht.
Wer allerdings erst im Dezember mit der Planung beginnt, hat oft schon wertvolle Zeit verschenkt. Eine gelungene Feier lebt nicht nur von schöner Dekoration und leckerem Essen, sondern vor allem von guter Vorbereitung. Deshalb empfehlen wir dir, frühzeitig mit der Organisation zu beginnen. In diesem Artikel findest du praktische Tipps, kreative Ideen und eine Checkliste, die dir hilft, die nächste Weihnachtsfeier zu planen, natürlich stressfrei.
Weihnachtsfeier planen ohne Stress: Das Wichtigste in Kürze
Bevor du dich um Tannengrün, Menüvorschläge und Einladungskarten kümmerst und dich in Nebensächlichkeiten verlierst, solltest du dir zuerst einen groben Fahrplan erstellen. Mit den folgenden Tipps möchten wir dir eine Kurzübersicht mit an die Hand geben, die dir dabei hilft, bei der Planung der Firmenweihnachtsfeier nicht zu vergessen.
- Plane den Termin frühzeitig: Achte darauf, möglichst früh mit der Terminfindung zu starten, am besten noch im Spätsommer.
- Verschicke die Einladungen rechtzeitig: Nutze Einladungskarten oder E-Mails, um deine Gäste zu informieren, und bitte um eine zeitnahe Rückmeldung.
- Kalkuliere das Budget realistisch: Berücksichtige alle Kostenpunkte: Location, Catering, Technik, Dekoration und Geschenke.
- Erstelle eine vollständige Gästeliste: Überlege genau, wen du einlädst: nur das Team oder auch ehemalige Kollegen und Geschäftspartner?
- Plane ein stimmiges Rahmenprogramm: Plane Aktivitäten, Musik oder kleine Überraschungen ein, um eine festliche Stimmung zu schaffen.
- Berücksichtige individuelle Wünsche: Achte auf Unverträglichkeiten, Essgewohnheiten und alkoholfreie Getränke.
- Beziehe rechtzeitig externe Partner ein: Frage Dienstleister wie Caterer oder Eventtechniker mit der nötigen Vorlaufzeit an.
- Schaffe eine festliche Atmosphäre: Greife auf passende Dekoration, weihnachtliche Musik und festliche Beleuchtung zurück, damit sich deine Gäste wohlfühlen.
Wie gehe ich vor, wenn ich eine Weihnachtsfeier plane?
Eine Weihnachtsfeier zu planen ist kein Hexenwerk, aber ohne roten Faden verlierst du schnell die Übersicht. Deshalb haben wir für dich eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zusammengestellt, mit der du ganz entspannt durch die gesamte Organisation kommst.
Du erfährst, wie du Zuständigkeiten klärst, ein realistisches Budget aufstellst, eine passende Location findest und ein festliches Rahmenprogramm zusammenstellst, das zu deinem Team passt. Und weil’s bei einem gelungenen Fest auf mehr ankommt als auf Glühwein und Gänsebraten, findest du hier auch Inspiration für die passende Technik, liebevolle Dekoration und alles, was sonst noch dazugehört, damit eure Weihnachtsfeier ein schöner Jahresabschluss wird.
Mach es dir mit einer heißen Tasse Tee gemütlich, während wir dir zeigen, wie du eine gelungene Weihnachtsfeier planst.
Schritt 1: Wer kümmert sich um die Planung der Weihnachtsfeier?
Bevor du in die Ideensammlung einsteigst oder Locations recherchierst, solltest du klären, wer sich um die Organisation der Weihnachtsfeier kümmert. In vielen Firmen liegt die Verantwortung beim Marketing-Team, doch auch andere Abteilungen oder ein freiwilliges Orga-Team können diese Aufgabe übernehmen. Verteile die Zuständigkeiten unbedingt von Beginn an. Wer kümmert sich um das Essen? Wer erstellt die Gästeliste? Und wer hat den Überblick über das Budget? So vermeidest du Missverständnisse und doppelte Arbeit.
Gerade bei größeren Events oder einem knappen Zeitplan kann es sinnvoll sein, externe Dienstleister zu engagieren, etwa für die Veranstaltungstechnik, die Dekoration oder das Catering. So bleibt mehr Zeit für kreative Ideen und du kannst dich auf die Aufgaben konzentrieren, die intern besser aufgehoben sind.
Überlege auch, welche verborgenen Talente in deinem Team schlummern. Vielleicht gibt es jemanden mit einem Händchen für Dekoration, jemanden, der einen guten DJ kennt, oder jemanden, der privat gerne Events organisiert. Solche persönlichen Stärken bringen oft frischen Schwung in die Planung. Wenn ihr euch die Aufgaben gut aufteilt und gemeinsam an einem Strang zieht, wird die Vorbereitung deutlich entspannter.
Schritt 2: Wie viel Budget muss ich für die Weihnachtsfeier einplanen?
Mach dir so früh wie möglich ein Bild von dem finanziellen Spielraum, bevor du Ideen sammelst oder Locations recherchierst. Hol dir rechtzeitig ein Go für das Budget, damit du nicht später an der falschen Stelle sparen musst.
Überleg dir genau, was das Budget alles abdecken muss: beispielsweise die Miete für die Location, die Kosten für ein festliches Menü, Getränke, musikalische Begleitung, Technik, Deko oder kleine Aufmerksamkeiten für das Team. Setz außerdem Prioritäten, die zu deinem Team passen: Vielleicht ist euch gutes Essen besonders wichtig, vielleicht steht eher die Unterhaltung im Vordergrund. Sobald du weißt, was ihr wollt, kannst es losgehen.
Tipp: Plane lieber etwas großzügiger, denn spontane Extras oder kleine Planänderungen können schnell ins Geld gehen. Mit einem Puffer bleibst du flexibel und ersparst dir unangenehme Kompromisse in letzter Minute.
Schritt 3: Wann soll das Weihnachtsfest stattfinden?
Ein voller Terminkalender gehört im Winter fast schon zur Tradition. Zwischen Jahresabschluss, Projektstress und familiären Verpflichtungen wird es schnell eng im Kalender. Deshalb raten wir dazu, den Termin für die Firmenweihnachtsfeier im Vorfeld festzulegen.
Frag rechtzeitig im Team nach, welche Zeiträume passen könnten. Eine kleine Umfrage oder ein kurzer Austausch im nächsten Meeting reicht oft schon, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wann viele dabei sein können. Wenn du früh planst, hast du bessere Karten bei der Wahl der Location, findest eher passende Dienstleister und gibst den Gästen ausreichend Vorlauf.
Achte bei der Terminwahl auf mögliche Hürden: Schulferien, betriebliche Deadlines, bereits geplante Kundenveranstaltungen oder große Weihnachtsmärkte in der Nähe. All das kann sich auf Anreise, Verfügbarkeit oder schlicht auf die Lust zum Feiern auswirken.
Tipp: Der Dezember bringt zwar die traditionelle Weihnachtsstimmung mit sich, ist aber schnell ausgebucht. Wenn du spät dran bist oder einfach flexibel bleibst, sind auch Termine Ende November oder sogar im Januar möglich und eine schöne Alternative.
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Punkt 4: Wo soll die Weihnachtsfeier stattfinden?
Manche Orte zaubern den Gästen schon beim Eintreten ein Lächeln ins Gesicht, suche dir daher genau so einen. Viele Firmen entscheiden sich für ein gemütliches Restaurant, eine festlich geschmücktes Gasthaus oder einen charmanten Festsaal mit winterlichem Flair, denn die richtige Weihnachtsstimmung entsteht eben nicht zwischen Aktenschränken und Drucker.
Sobald du weißt, wie viele Gäste du erwartest, empfehlen wir einen kurzen Realitätscheck: Passt die favorisierte Location zur Größe eures Teams? Ist sie gut erreichbar, auch bei Schnee und Glätte? Gibt es vor Ort genug Parkplätze? Ist der Ort auch mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen?
Punkt 5: Welche Aktivitäten kann ich für die Weihnachtsfeier einplanen?
Ein gutes Buffet wärmt den Bauch, ein Glühwein vielleicht auch das Herz – in Erinnerung bleiben aber vor allem gemeinsame Gespräche und kreative Teamaktivitäten. Überleg dir, was zu euch passt: Möchtet ihr den Abend ruhig und gemütlich angehen oder bringt ein bisschen Bewegung Schwung in die Runde?
Vielleicht startet ihr schon vor dem Essen mit einer gemeinsamen Aktivität. Hier ein paar Ideen, die sich einfach in die Planung der Weihnachtsfeier einbauen lassen:
- Backaktion mit dem Team: Was wäre mit einem Nachmittag, an dem ihr gemeinsam Plätzchen backt, verzierte Kekse tauscht und sie am Ende gemeinsam verköstigt?
- Weihnachtsmarktrallye: Was hältst du von einer kleinen Tour über den Weihnachtsmarkt mit Aufgaben, Fotos und Glühweinstopps?
- Wichteln mal anders: Könnte eine kreative Wichtelrunde etwas für euch sein, bei der jeder ein selbstgemachtes oder besonders originelles Geschenk beisteuert?
- Winterspaziergang: Was wäre mit einem winterlichen Spaziergang durch den Park oder die beleuchtete Innenstadt?
- Tasting als Programmpunkt: Schon mal überlegt, ob ein Schoko-, Punsch- oder Käsetasting für euer Team infrage kommt?
Schritt 6: Wie gestalte ich das Weihnachtsessen?
Weihnachten ohne gutes Essen? Schwer vorstellbar. Damit die festliche Stimmung auch kulinarisch spürbar wird, solltest du dir frühzeitig Gedanken über ein passendes Menü machen. Es muss kein Fünf-Gänge-Menü sein, aber ein stimmiges Konzept solltest du dir schon überlegen.
Frag dich: Möchtest du mit dem Team ins Restaurant gehen, bei dem die Küche das Rundum-sorglos-Paket liefert? Oder passt ein Buffet besser, bei dem dank der großen Auswahl für jeden Geschmack etwas dabei ist? Vielleicht gibt es auch jemanden im Team, der gerne kocht? Dann wäre ein internes Weihnachtsessen denkbar, natürlich aber nur bei kleineren Teams.
Ganz gleich, für welche Variante du dich entscheidest, folgende Punkte solltest du berücksichtigen, wenn du die Weihnachtsfeier planst:
- Achte auf Essgewohnheiten: Ernährt sich jemand vegetarisch oder vegan? Leidet jemand unter Unverträglichkeiten oder Allergien?
- Kalkuliere das Timing: Wird das Essen serviert oder gibt es ein Buffet? Passt die Dauer zum geplanten Programm?
- Denk an die Getränke: Neben Glühwein und Punsch sollten auch alkoholfreie Alternativen bereitstehen, ebenso wie ausreichend Wasser.
- Festliche Akzente: Tischdekoration, Menü- oder Getränkekarten können mit kleinen weihnachtlichen Elementen für eine besinnliche Stimmung sorgen.
Egal ob du dich für einen knusprigen Gänsebraten, würziges Kürbisrisotto oder ein winterliches Fingerfood-Buffet entscheidest – Hauptsache, alle fühlen sich wohl und werden satt.
Punkt 7: Wie soll das Unterhaltungsprogramm aussehen?
Ein abwechslungsreiches Programm lässt sich auf viele Arten gestalten. Nachfolgend haben wir ein paar Ideen zusammengestellt, die du gerne als Inspiration nutzen kannst, wenn du die Weihnachtsfeier planst:
- Ein Weihnachtsquiz mit kleinen Rätseln zu typischen Festtagsspeisen, bekannten Weihnachtsliedern und kuriosen Feiertagsfakten regt zum Mitraten an.
- Eine Fotobox mit Nikolausmützen, Lametta und Scherzbrillen sorgt für spontane Schnappschüsse.
- Karaoke mit Weihnachtsliedern bringt selbst stille Kollegen zum Mitsingen und sorgt für gute Laune.
- Live-Musik oder eine kleine Showeinlage sorgen für leuchtende Augen und runden den Abend ab.
Du musst nicht alles auf einmal planen. Schon ein bis zwei besondere Programmpunkte reichen, um die Stimmung aufzulockern und eine festliche, ausgelassene Atmosphäre zu schaffen.
Punkt 8: Wer kann mir bei der technischen Umsetzung behilflich sein?
Stell dir vor, die Begrüßungsrede geht im lauten Rauschen unter, die Musik ist viel zu leise und kommt kaum zur Geltung und das schöne Ambiente wird von grellem Licht überstrahlt. Das kann ein richtiger Downer für eine Firmenfeier sein. Damit exakt das nicht passiert, brauchst du jemanden, der sich mit Eventtechnik auskennt.
ETNord ist dein Spezialist für die technische Umsetzung deiner Weihnachtsfeier. Wir übernehmen die gesamte Organisation: von der Planung über den Aufbau bis zur Betreuung während der Veranstaltung. Du bekommst stimmungsvolle Beleuchtung, zuverlässige Tontechnik, praktisches Präsentationsequipment und alles, was dein Programm braucht, aus einer Hand.
Um es einfach auszudrücken: Du kümmerst dich um das Feiern, wir um die Technik.
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Punkt 9: Wie sorge ich für eine festliche Dekoration?
Kaum etwas versetzt Gäste so schnell in Feierlaune wie eine liebevoll geschmückte Location. Schon ein paar Lichter, etwas Grün und funkelnde Weihnachtskugeln tragen zur Feststimmung bei.
Du kannst die Gestaltung in die Hände eines erfahrenen Dienstleister legen. Viele spezialisierte Dekorateure wissen genau, wie man mit wenigen Handgriffen eine gemütliche Atmosphäre schafft. Falls du lieber selbst organisierst und dekorierst, vielleicht mit ein paar Kollegen, helfen ein paar kreative Basics:
- Kerzen und Lichterketten sorgen für warmes Licht und machen die Location besonders gemütlich.
- Tannenzweige, Holzsterne und goldene Lametta sorgen für das weihnachtliche Flair.
- Tischkärtchen, Menükarten und kleine Gastgeschenke sorgen für die persönliche Note auf deiner Weihnachtsfeier.
- Ein stimmiges Farbkonzept (zum Beispiel Rot und Gold oder Naturtöne) rundet den Gesamteindruck ab.
Wichtig: Denk auch an die praktischen Dinge: Sind ausreichend Tische, Stühle, Gläser und Geschirr vorhanden? Falls nicht, was muss zusätzlich für die Weihnachtsfeier organisiert werden?
Welche Fehler sollte ich vermeiden, wenn ich eine Weihnachtsfeier plane?
So schön eine Weihnachtsfeier auch ist, bei der Organisation kann einiges schiefgehen. Damit du nicht in typische Stolperfallen tappst, findest du hier ein paar Punkte, auf die du achten solltest.
- Starte nicht zu spät mit der Planung: Beliebte Locations sind oft schon Monate vorher ausgebucht. Auch Caterer und andere Dienstleister haben in der Adventszeit volle Kalender. Wenn du frühzeitig loslegst, hast du mehr Auswahl und erhältst schneller eine Zusage für einen Ort, den du dir für die Firmenweihnachtsfeier wünschst.
- Vergiss die Gästeliste nicht: Wer soll dabei sein? Nur das Team, auch ehemalige Kollegen, Geschäftspartner oder externe Gäste? Je früher du weißt, wie viele Personen kommen, desto leichter fällt dir die weitere Planung. Für das Catering, die Sitzordnung oder das Programm brauchst du konkrete Zahlen.
- Halte das Programm entspannt: Du musst nicht jede Minute durchplanen. Zwei oder drei schöne Programmpunkte reichen völlig, um für Abwechslung zu sorgen. Zu viel Trubel kann schnell stressig wirken und nimmt dem Fest den gemütlichen Charakter.
- Denk an unterschiedliche Bedürfnisse: Nicht jeder isst Fleisch, trinkt Alkohol oder fühlt sich beim Karaoke wohl. Achte bei Speisen, Getränken und Unterhaltung auf Vielfalt, damit jeder einen schönen Abend hat.
Weihnachtsfeier planen: Kurz und knapp
Jede Weihnachtsfeier ist so einzigartig wie das Team, das sie feiert. Was für das eine Unternehmen funktioniert, passt vielleicht nicht zum anderen. Die Anzahl der Gäste, das verfügbare Budget, die Location oder auch die Erwartungen der Mitarbeitenden sind unterschiedlich. Es gibt keine Schablone, die man einfach anlegen kann, aber es gibt viele Wege, eine stimmige, festliche und rundum gelungene Feier auf die Beine zu stellen.
Mit einem klaren Kopf, etwas Vorlauf und ein paar kreativen Einfällen wird die Planung schnell überschaubar. Dennoch gilt: Starte lieber früh mit der Organisation, notiere Ideen, die dir unterwegs einfallen, und setze Schwerpunkte bei der Planung.
Wenn du nicht alles allein stemmen willst, kann die Beauftragung externer Dienstleister sinnvoll sein. Für das Catering kannst du Profis ins Boot holen, bei der Dekoration helfen spezialisierte Agenturen mit dem richtigen Händchen fürs Detail und sobald es um Licht, Ton oder Präsentation geht, unterstützen wir von ETNord dich bei der technischen Umsetzung.