Sommerfest planen für die Firma
Checkliste mit 10 Schritten
Sommer, Sonne, Feierlaune – das verspricht das alljährliche Firmensommerfest. Es ist ein Anlass, um gemeinsam zu feiern und Kolleginnen und Kollegen aus verschiedenen Teams zusammenzubringen. Wenn draußen die Sonne scheint, bietet sich die perfekte Gelegenheit, den Büroalltag für ein paar Stunden hinter sich zu lassen und im Team neue Energie zu tanken. Doch bevor angestoßen und gelacht wird, geht es im ersten Schritt erstmal darum, das Sommerfest zu planen.
Welche Anlässe gibt es, um ein Sommerfest mit der Firma zu planen?
Ein Sommerfest ist weit mehr als nur eine nette Abwechslung vom Arbeitsalltag. Es bietet einen Rahmen, um gemeinsame Erfolge zu feiern, langjährige Meilensteine wie ein zehn- oder zwanzigjähriges Jubiläum zu würdigen oder sich bei seinem Team zu bedanken, das tagtäglich alles gibt.
Gleichzeitig kann ein Sommerfest als Teambuilding-Maßnahme dienen: Mitarbeitende aus verschiedenen Abteilungen kommen ins Gespräch, Hierarchien treten in den Hintergrund, und das Wir-Gefühl wächst ganz von selbst.
Was muss ich beachten, wenn ich ein Sommerfest plane?
Ein gut organisiertes Sommerfest zeigt Wertschätzung gegenüber der Mitarbeiterschaft, stärkt das Miteinander und schafft Erinnerungen, an die man sich auch Wochen später noch während des Gesprächs am Kaffeeautomaten zurückerinnert.
Wie du dein Sommerfest planen kannst, ohne dass die Organisation zur Zerreißprobe wird, erfährst du in unserer praktischen Checkliste, die dich Schritt für Schritt durch die Planung führt.
Punkt 1: Wer ist dafür zuständig, das Sommerfest zu planen?
In vielen Unternehmen übernimmt das Marketing-Team die Organisation. Wichtig ist, dass du nicht alles allein stemmen musst. Bildet ein kleines Event-Team und legt Zuständigkeiten fest:
- Wer koordiniert die Dienstleister?
- Wer kümmert sich um Programm und Einladungen?
- Wer behält das Budget im Blick?
Je nach Größe und Aufwand lohnt es sich, externe Profis mit ins Boot zu holen, z. B. für Technik, Catering oder Dekoration. Das spart Zeit, schont die Nerven und sorgt für ein rundum gelungenes Sommerfest.
Punkt 2: Wie viel Budget kann ich für das Sommerfest einplanen?
Bevor du mit Ideen jonglierst, brauchst du eine klare Ansage: Wie viel Geld steht zur Verfügung? Frag frühzeitig bei der Geschäftsführung nach und mach dir eine Liste mit allen zu erwartenden Kosten:
- Location
- Verpflegung
- Technische
- Ausstattung
- Unterhaltungsprogramm
- Dekoration
Tipp: Setze Prioritäten. Ein Ausflug, eine kleine Show oder ein lustige Präsentation bleiben oft stärker in Erinnerung als ein besonders teures Buffet.
Punkt 3: Wann soll das Sommerfest stattfinden?
Die Frage nach dem richtigen Zeitpunkt lohnt sich, denn sie kann über den Erfolg des Festes mitentscheiden. Überlege dir, welche Tage grundsätzlich infrage kommen und ob es Ferienzeiten, Betriebsurlaube oder bereits geplante Veranstaltungen im Unternehmen gibt, die berücksichtigt werden sollten. Auch die Verfügbarkeit deiner Wunschlocation kann den Termin beeinflussen. Eine kleine Umfrage im Team hilft dabei, ein Datum zu finden, das möglichst vielen passt. Besonders bewährt hat sich ein Start am späten Nachmittag oder frühen Abend. So bleibt genügend Zeit für gemeinsame Aktivitäten, ein entspanntes Abendessen und einen schönen Ausklang.
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Punkt 4: Wo soll das Sommerfest stattfinden?
Sobald der Termin feststeht, ist die Location an der Reihe. Überlege dir zunächst, ob das Fest draußen oder drinnen stattfinden soll. Ein Sommerfest unter freiem Himmel ist oft lockerer und bietet bei gutem Wetter eine besonders schöne Atmosphäre. Trotzdem solltest du immer eine wetterfeste Alternative in der Hinterhand haben.
Achte bei der Auswahl darauf, dass die Location gut erreichbar ist, idealerweise sowohl mit dem Auto als auch mit öffentlichen Verkehrsmitteln. Genügend Platz, Schattenbereiche und Rückzugsmöglichkeiten sind ebenso wichtig, vor allem wenn das Fest schon am Nachmittag startet und es sehr warm werden kann.
Auch die Atmosphäre des Ortes sollte zur Firmenkultur und zum Charakter des Sommerfestes passen. Denk frühzeitig daran, ausreichend Zeit für Auf- und Abbau einzuplanen, und informiere dich, ob für die Nutzung Genehmigungen eingeholt oder bestimmte Auflagen erfüllt werden müssen.
Punkt 5: Wann müssen die Einladungen versendet werden?
Wie so oft gilt auch hier: Je früher, desto besser. Im Sommer sind viele Mitarbeitende im Urlaub oder auf anderen Veranstaltungen unterwegs. Achte auf:
- Frühzeitigen Versand (mindestens 6 bis 8 Wochen vorher)
- Vollständige Angaben: Ort, Zeit, Dresscode, ggf. Thema/Motto
- Bitte um verbindliche Zu- oder Absage
Tipp: Mit Hilfe digitaler Tools kannst du die Rückmeldungen direkt erfassen und diese gleichzeitig für weitere Planungen nutzen.
Punkt 6: Wer soll das Catering für das Sommerfest planen?
Überlege dir gut, welche Verpflegung zu eurer Location passt, zum Beispiel, ob genug Platz für einen Foodtruck ist oder ob mehrere Stromanschlüsse für ein BBQ benötigt werden. Auch die Gruppengröße spielt eine Rolle: Für ein kleines Team eignet sich ein lockeres Buffet, bei größeren Gruppen brauchst du zuverlässige Abläufe und genügend Personal. Klär am besten im Vorfeld, ob es besondere Ernährungsformen oder Unverträglichkeiten im Team gibt, und berücksichtige sie in deiner Auswahl.
Beliebte Optionen sind:
- Grillbuffet oder BBQ-Station
- Foodtruck mit Streetfood-Klassikern
- Fingerfood oder Flying Buffet
- Selbstgemachtes aus dem Team, wenn es familiärer zugehen soll
Nicht zu vergessen: Sorge auch für genügend kühle Getränke, vor allem bei sommerlichen Temperaturen.
Punkt 7: Wie soll das Programm gestaltet werden?
Ein lockeres Rahmenprogramm bringt Stimmung in dein Sommerfest und sorgt für Gesprächsstoff. Je nach Zielgruppe und Anlass kannst du zum Beispiel zwischen den folgenden Ideen wählen:
- Aktivität vor dem Essen: Bootsausflug, Stadtführung, Bierbike-Tour, etc.
- Kleine Challenges: Team-Quiz, Mini-Olympiade, Kreativworkshop
- Musikalische Begleitung oder DJ
- Kurze Ansprache oder Präsentation der Geschäftsführung
Noch ein Tipp: Ein Motto verleiht dem Fest eine erkennbare Klammer. Beliebt sind zum Beispiel Themen wie “Hawaii”, “Beachparty” oder “Reise um die Welt”. Ein roter Faden im Programm macht Planung und Dekoration oft leichter und sorgt dafür, dass das Sommerfest deinen Gästen noch lange in Erinnerung bleibt.
Punkt 8: Benötige ich Unterstützung bei der technischen Umsetzung?
Live-Musik, motivierende Ansprachen oder stimmungsvolle Beleuchtung: ohne passende Technik kommt selbst das schönste Sommerfest schnell ins Stocken. Wenn das Mikro rauscht, der DJ keinen Sound hat oder die Präsentation nicht startet, leidet die Stimmung. Genau deshalb lohnt sich professionelle Unterstützung.
Wir von EventTechnik nord übernehmen für dich:
- die technische Planung,
- den Auf- und Abbau vor Ort
- und die technische Betreuung während deines Sommerfests.
Atmosphärische Lichterketten im Innenhof, eine zuverlässige Tonanlage für die Begrüßungsrede oder eine große Videowand für den Film über die vergangenen Jahre bis zum Jubiläum: das ist der unsichtbare Faden, der die Programmpunkte miteinander verbindet. Bei ETNord bekommst du alles aus einer Hand. Du kannst dich auf deine Gäste konzentrieren, während wir dafür sorgen, dass Licht, Ton und Bild exakt so funktionieren, wie sie sollen.
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Punkt 9: Brauche ich Hilfe bei der Dekoration der Location?
Ein stimmiges Designkonzept solltest du bei deinem Sommerfest ebenfalls einplanen und keinesfalls unterschätzen. Je nach Zeit und Budget hast du mehrere Möglichkeiten für die Umsetzung:
- Profis engagieren: Dekorateure oder spezialisierte Agenturen bringen Erfahrung mit und verwandeln selbst schlichte Locations zu einem Ort, der zum Thema des Sommerfests passt.
- Teamwork nutzen: Vielleicht gibt es im Kollegenkreis kreative Köpfe, die Lust haben, beim Schmücken zu helfen. Gemeinsames Vorbereiten stärkt das Gemeinschaftsgefühl und macht obendrein auch jede Menge Spaß.
- Selbst Hand anlegen: DIY-Deko wie Lichterketten, Wimpel oder Blumenarrangements schaffen eine persönliche Note und lassen sich auch zusammen mit einem kleinen Event-Team stemmen.
Bevor’s losgeht, solltest du aber unbedingt auch prüfen, was bereits vor Ort vorhanden ist: Gibt es ausreichend Tische und Stühle? Reicht das Geschirr? Sind Gläser, Servietten oder Kerzen da? Alles, was fehlt, muss rechtzeitig organisiert werden, entweder über die Location selbst oder durch externe Partner.
Punkt 10: Wie kann ich einen reibungslosen Ablauf sicherstellen?
Damit am Veranstaltungstag alles wie geplant läuft, helfen dir diese Tipps:
- Erstelle einen Zeitplan mit allen Programmpunkten
- Brief das interne Event-Team und alle externen Dienstleister
- Lege Verantwortlichkeiten für einzelne Bereiche fest
- Plane kleine Pausen und Zeitpuffer ein
Und wenn doch mal etwas schiefgeht? Kein Grund zur Panik. Bleib flexibel, denn mit einem gut vorbereiteten Team lassen sich kleine Probleme schnell aus der Welt schaffen.
Sommerfest planen: Kurz und knapp
Ein gelungenes Sommerfest entsteht nicht aus dem Nichts. Es braucht Planung, Fingerspitzengefühl und gute Partner an deiner Seite. Wer früh startet, das Team einbindet und den Überblick behält, schafft einen Tag, an den sich die gesamte Belegschaft gerne zurückerinnert. Unsere 10-Schritte-Checkliste zur Sommerfestplanung hilft dir dabei, strukturiert vorzugehen und nichts zu vergessen.
Checkliste: Sommerfest planen in 10 Schritten
- Verantwortliche festlegen: Zuständigkeiten klären.
- Budget definieren: Finanzrahmen abstimmen.
- Termin festlegen: Datum und Uhrzeit auswählen.
- Location auswählen: Passender Ort festlegen.
- Einladungen verschicken: Frühzeitig informieren.
- Catering organisieren: Essen und Getränke planen.
- Programm planen: Aktivitäten und Unterhaltungsideen festlegen.
- Technik sichern: Professionelle Unterstützung einholen.
- Dekoration umsetzen: Stimmung schaffen.
- Ablauf sicherstellen: Zeitplan bestimmen und Team briefen.