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Event planen leicht gemacht:
Unsere Checkliste für eine stressfreie Organisation
Du kennst das sicher: Ein Event zu planen, ist oft eine Herausforderung. Zwischen To-do-Listen, Budgets und spontanen Änderungen bleibt die Frage: Wie gelingt eine Veranstaltung, die in Erinnerung bleibt, ohne dass du den Kopf verlierst?
Unser Ratgeber hilft dir dabei: mit einer Checkliste, praktischen Ideen und erprobten Tipps aus unserer langjährigen Erfahrung als Eventtechnik-Spezialisten. So weißt du im Nu, wie du mit der Eventplanung startest, welche Schritte es zu berücksichtigen gilt und wie deine Veranstaltung ein voller Erfolg wird.
Event planen – Schritt 1: Zielfestlegung
Bevor du die ersten Einladungen verschickst oder Locations buchst, solltest du dir über die Ziele deines Events klarwerden. Geht es darum, Kundenbeziehungen zu pflegen, neue Geschäftspartner zu gewinnen oder dein Unternehmen als innovativen Vorreiter zu positionieren? Vielleicht möchtest du auch die Mitarbeitermotivation steigern oder ein neues Produkt vorstellen.
Hier helfen die SMART-Kriterien, also Ziele, die spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert sind. Ein klassisches Beispiel für ein greifbares, smartes Ziel könnte beispielsweise sein: „Bis zum Ende des Jahres sollen 30 neue Geschäftskontakte durch die Konferenz geknüpft werden.“
Zusätzlich ist es sinnvoll, KPIs (Key Performance Indicators) festzulegen, mit denen du den Erfolg deines Events messen kannst. Das können beispielsweise die Zahl der Teilnehmer, die Reichweite auf Social Media, die generierten Leads, wie im zuvor genannten Beispiel, oder das Feedback deiner Gäste sein.
Sobald deine Ziele feststehen, solltest du dich fragen, wen du damit erreichen möchtest.
Event planen – Schritt 2: Zielgruppenbestimmung
Dein Event steht und fällt mit der Auswahl der richtigen Zielgruppe. Überlege dir genau, wen du ansprechen möchtest: Sind es bestehende Kunden, potenzielle Partner, Pressevertreter, deine eigenen Mitarbeiter oder sogar die breite Öffentlichkeit? Jede Zielgruppe hat andere Erwartungen und Interessen und darauf sollte dein Konzept abgestimmt sein.
Nimm dir die Zeit, deine Teilnehmer besser kennenzulernen. Was interessiert sie? Wollen sie spannende Vorträge hören, praxisnahe Workshops erleben, gute Gespräche führen oder sich einfach bei gutem Essen unterhalten? Fachpublikum wünscht sich oft tiefgehende Diskussionen, während bei einem Sommerfest für Mitarbeiter der Spaß im Vordergrund steht. Vielleicht ist deine Zielgruppe international – dann kann ein hybrides Format sinnvoll sein, das vor Ort und online stattfindet, um alle einzubinden.
Beispielsweise kannst du bei einem Networking-Event für Start-ups auf kurze Impulsvorträge, viel Zeit für Gespräche und eine entspannte Atmosphäre setzen. Bei einer Fachkonferenz für Experten dagegen sind strukturierte Abläufe mit hochkarätigen Sprechern, Diskussionsrunden und einem Abendprogramm mit gesetztem Dinner passender.
Event planen – Schritt 3: Konzeptentwicklung
Jetzt ist es an der Zeit, kreativ zu werden! Überlege dir eine Leitidee, die das zentrale Thema und die gewünschte Stimmung deines Events widerspiegelt. Möchtest du eine elegante Abendveranstaltung, ein innovatives Forum für neue Ideen oder lieber ein legeres Sommerfest mit viel Raum für persönliche Gespräche? Jede Art von Event, ob Workshop, Dinner, Roadshow, Konferenz, Sommerfest oder Webinar, braucht ein individuelles Konzept, das zur Zielgruppe und zu den Zielen passt.
Beginne außerdem mit der groben Budget- und Zeitplanung. Welche Posten fallen an? Location, Catering, Technik, Marketing, Personal, Entertainment oder Giveaways – plane hier möglichst realistisch und vergiss nicht, ausreichend Puffer für unvorhergesehene Ausgaben einzuplanen. Gerade bei größeren Veranstaltungen wie Messen oder hybriden Formaten können zusätzliche Kosten und Mehraufwand schnell entstehen.
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Event planen – Schritt 4: Locationsuche
Den Rahmen für dein Event bildet der richtige Veranstaltungsort. Überlege dir daher genau, welche Anforderungen deine Location erfüllen muss: Passt sie zur Art des Events? Soll sie modern oder klassisch sein? Wie groß ist die erwartete Teilnehmerzahl? Welche Ausstattung wird benötigt?
Denke dabei auch an praktische Punkte: Sind ausreichend Parkplätze vorhanden? Gibt es eine gute Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel? Ist die Raumaufteilung flexibel? Ist die Location barrierefrei und leicht zugänglich?
Denk auch an ungewöhnliche Veranstaltungsorte – wie wäre es zum Beispiel mit einem Rooftop, einem Weingut oder einem urbanen Industrieloft?
Tipp: Für hybride oder digitale Formate solltest du darauf achten, dass die Location über eine stabile Internetverbindung und die passende technische Infrastruktur verfügt. Hier stehen wir dir als erfahrene Spezialisten für Eventtechnik zur Seite und beraten dich gerne zu den Möglichkeiten.
Event planen – Schritt 5: Programmgestaltung
Ein spannend gestaltetes Programm entscheidet darüber, ob die Teilnehmer ihre Aufmerksamkeit während des gesamten Events halten können. Plane daher eine ausgewogene Mischung aus informativen Vorträgen, spannenden Panel-Diskussionen, unterhaltsamen Programmpunkten und ausreichend langen Networking-Pausen.
Achte darauf, die Dauer der Sessions so zu wählen, dass sie die Aufmerksamkeitsspanne der Teilnehmer nicht überschreiten. Mit 20 bis 30 Minuten für Vorträge und nicht zu dicht getaktete Slots solltest du gut aufgestellt sein. Plane zudem Pufferzeiten ein, falls ein Programmpunkt überzieht oder Fragen aus dem Publikum aufkommen.
Denke auch an abwechslungsreiche Darbietungen, die das Programm auflockern – zum Beispiel kurze Showacts, eine musikalische Einlage oder ein interaktives Publikumsvoting per App. Die Pausen sind ebenfalls ein wichtiger Bestandteil: Sie bieten Zeit für Gespräche, neue Kontakte und das Knüpfen von Netzwerken. Hier kannst du kleine Erlebnisbereiche schaffen, etwa mit Fotoboxen, Ideenwänden oder einer Lounge mit besonderen Snacks und Getränken.
Ein engagiertes Moderatorenteam ist ebenfalls ein Muss. Es führt mit einem roten Faden durch das Programm und sorgt dafür, dass die Gäste sich willkommen fühlen. So entsteht eine entspannte und dennoch professionelle Atmosphäre, die den Gesamteindruck deines Events prägt.
Event planen – Schritt 6: Catering-Auswahl
Ein gelungenes Catering rundet dein Event ab. Wähle Speisen und Getränke, die zur Stimmung passen – Fingerfood wie Mini-Burger, mediterrane Tapas oder Bruschetta für lockere Events, Menüs mit mehreren Gängen für festliche Anlässe oder Foodtrucks für ein Sommerfest im Freien.
Neben der Qualität und dem Geschmack deiner Speisenauswahl spielt auch eine ansprechende Präsentation eine Rolle. Ein schön angerichtetes Buffet oder kreative Platten bleiben im Gedächtnis. Wichtig ist auch, Sonderwünsche und Unverträglichkeiten deiner Teilnehmer zu berücksichtigen. Eine separate Auswahl für Gäste mit Allergien oder spezielle Ernährungsformen solltest du vorab mit dem Caterer klären.
Wichtig ist auch, das Catering gut in den Ablauf einzubinden: Sind die Wege kurz, gibt es genug Stehtische oder Sitzgelegenheiten? So kannst du dir sicher sein, dass sich deine Gäste rundum wohlfühlen.
Event planen – Schritt 7: Technikorganisation
Die richtige Eventtechnik ist das unsichtbare Rückgrat jeder erfolgreichen Veranstaltung und fällt erst dann auf, wenn etwas nicht funktioniert. Gute Tontechnik sorgt dafür, dass das Gesagte bei deinem Publikum ankommt und das Mikrofon nicht rauscht. Lichttechnik leuchtet Räume wirkungsvoll aus und trägt zur Stimmung im Saal bei.
Welche Technik benötige ich für mein Event?
Welche Veranstaltungstechnik du benötigst hängt von der Größe, der Art und dem Ziel des Events ab, das du planst. Nachfolgend findest du eine Übersicht der Technik, die bei unterschiedlichsten Veranstaltungen zum EInsatz kommen können:
- Tontechnik: Lautsprecher, Mikrofone und Mischpulte sorgen für eine gute Sprachverständlichkeit und einen klaren Sound.
- Lichttechnik: Mit den richtigen Lampen lässt du den Redner nicht im Dunklen stehen und verleihst einem kalten Raum eine gemütliche Atmosphäre
- Medientechnik: Im Rahmen von Vorträgen sorgen Beamer, Monitore und LED-Wände für eine bildliche Untermalung einer Präsentation.
Worauf kommt es bei meinem Event an?
Je nachdem, was du für ein Event planst, können die technischen Anforderungen ganz unterschiedlich aussehen.
Bei einer Podiumsdiskussion mit wenigen wenigen Gästen braucht es vor allem einen guten Ton. Neben Tischmikrofonen, wie sie bei Konferenzen auch oft zum Einsatz kommen, sind auch Hand- oder Ansteckmikrofone eine denkbare Lösung. Auch eine abgestimmte Beleuchtung gilt es nicht zu unterschätzen. Das Licht soll nicht blenden, die Redner aber gleichzeitig gut ausleuchten, sodass sie für alle gut sichtbar sind.
An einen Gala-Abend wirst du hingegen ganz andere Anforderungen stellen. Eine dezente Beleuchtung beim Einlass sorgt schon zu Beginn für ein besonderes Ambiente. Moderatoren werden mit Funkmikrofonen ausgestattet, um einen möglichen Kabelsalat zu verhindern. Auf der Bühne kommen dann Spotlights zum Einsatz, die beispielsweise den Gewinner einer Preisverleihung ausleuchten und somit ins Rampenlicht stellen.
Aufwendiger wird es, wenn du ein hybrides Event planst und Gäste sowohl vor Ort als auch digital zugeschaltet sind. Hier muss das Zusammenspiel aus klassischer Bühnentechnik und Übertragungstechnik reibungslos funktionieren. Unterschätzen solltest du zudem nicht die Auswahl einer passenden Streaming-Plattform und die Bedeutung einer stabilen Internetverbindung.
Wo finde ich technische Unterstützung für mein Event?
Wir bei ETnord wissen, wie wichtig es ist, dass die Technik nicht nur funktioniert, sondern auch die gewünschte Stimmung erzeugt. Deshalb unterstützen wir dich von der ersten Planung bis zur Umsetzung – mit individueller Beratung, der passenden Ausstattung und einem erfahrenen Team an deiner Seite.
Wir hören genau hin: Was ist das Ziel deines Events? Wer ist dein Publikum? Welche Wirkung möchtest du erzielen? Basierend darauf entwickeln wir gemeinsam ein individuelles Konzept für deine Veranstaltung.
Unabhängig davon, ob du eine kleine Bühne für eine Podiumsdiskussion, eine große Licht- und Soundkulisse für eine Gala oder ein Setup für ein hybrides Format benötigst, sorgen wir dafür, dass alles reibungslos läuft.
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Event planen – Schritt 8: Einladungsversand
Die Einladung ist der erste Eindruck, den deine Gäste von deinem Event erhalten – also nutze diese Gelegenheit, um Vorfreude zu wecken. Gestalte die Einladung thematisch passend und achte auf eine zielgruppengerechte Ansprache. Am besten setzt du daher auf eine Kombination aus E-Mails, klassischer Post und Social Media. Neben Details zu Datum, Ort und Programm sollte deine Einladungskarte auch Möglichkeiten zur Registrierung bereitstellen. Wichtig ist auch die Personalisierung: Sprich die Gäste direkt an, hebe die Vorteile deiner Veranstaltung hervor und vermittle, warum ihr Kommen wichtig ist.
Behalte die Rückmeldungen im Blick, notiere Anmeldungen und plane Reminder per E-Mail ein, falls hohe Rücklaufquoten ausbleiben.
Event planen – Schritt 9: Eventmarketing
Ohne eine umfassende Marketingstrategie bleibt dein Event im Verborgenen. Das wäre schade, wenn du so viel Mühe und Zeit in die Eventplanung gesteckt hast. Nutze deine Website, Social Media, Newsletter, Partnernetzwerke oder Anzeigen, um Aufmerksamkeit und Interesse zu wecken. Plane dabei verschiedene Formate: von Teaser-Videos und Countdown-Posts bis hin zu Behind-the-Scenes-Einblicken, die dafür sorgen, dass die Adressaten Lust auf dein Event bekommen.
Überlege dir ganz konkret, wie du deine Zielgruppe einbinden kannst, z. B. mit einer Social-Media-Challenge oder einem Gewinnspiel, bei dem die Teilnehmer kreativ werden. Gerade bei Firmenevents kann so das Engagement gesteigert und die Reichweite vergrößert werden. Nutze auch Partner und Sponsoren, die dein Event mitbewerben, um ein größeres Publikum zu erreichen.
Achte auf eine konsistente Ansprache und ein klares visuelles Konzept, das sich in allen Marketingmaterialien widerspiegelt. So stellst du einen hohen Wiedererkennungswert und ein einheitliches Auftreten sicher.
Event planen – Schritt 10: Generalprobe
Die Generalprobe sorgt dafür, dass am großen Tag alles reibungslos über die Bühne geht. Plane ausreichend Zeit ein, um den kompletten Ablauf zu testen: von der Technik über die Einlasskontrolle bis hin zu Catering und Personal. Lade alle Beteiligten, z. B. Moderatoren, Techniker, Caterer, zur Probe ein, damit sich jeder mit den Abläufen vertraut machen kann.
Simuliere die Veranstaltung möglichst realitätsnah: vom Eintreffen der Gäste über den Beginn des Programms bis hin zu Pausen und Programmwechseln. Dadurch lassen sich mögliche Schwachstellen der Eventplanung frühzeitig erkennen und beheben. Kläre zudem, wer im Notfall ansprechbar ist, wer den Ablauf koordiniert und wie kurzfristige Änderungen kommuniziert werden. So entsteht ein Teamgefühl, das sich auch auf einen reibungslosen Ablauf am Eventtag auswirkt.
Event planen – Schritt 11: Nachbereitung
Nach dem Event ist vor dem nächsten – und die Nachbereitung ist genauso wichtig wie die Planung selbst. Bedanke dich bei den Gästen mit einer kurzen, persönlichen E-Mail und binde ein Feedback-Formular ein, um Rückmeldungen einzuholen. Teile zudem Fotos, Highlights und wichtige Momente deines Events auf Social Media oder im Newsletter, um das Engagement hochzuhalten und auch nach dem Event sichtbar zu bleiben.
Analysiere die gesammelten Daten: Klickzahlen, Anmeldungen, Social-Media-Reichweite oder Leads. Diese Kennzahlen geben Aufschluss darüber, was gut funktioniert hat und in welchen Organisationsbereichen du dich noch verbessern kannst. Halte die Ergebnisse in einem Nachbereitungsbericht fest und besprich sie intern mit deinem Team, um die Learnings für künftige Events festzuhalten.
Wichtig: Vergiss nicht, dich auch bei allen Beteiligten – vom Team bis zu den Partnern – zu bedanken, um die gute Zusammenarbeit zu würdigen.
Fazit: Gut geplant ist halb gewonnen
Mit einer strukturierten Checkliste, praktischen Tipps zum Ablauf und der richtigen Unterstützung wird die Eventplanung zum Kinderspiel. Egal, ob du eine Konferenz, ein Sommerfest oder ein hybrides Event planst – mit guter Vorbereitung, einem erfahrenen Team und den richtigen Partnern wie uns von ETnord als Eventtechnik-Spezialisten wird deine Veranstaltung garantiert ein Erfolg. Eine sorgfältige Nachbereitung sorgt dafür, dass du nicht nur dieses, sondern auch alle künftigen Events mit noch mehr Erfahrung und Gelassenheit meisterst.