Inhaltsverzeichnis
Tagung planen:
6 Tipps für einen reibungslosen Ablauf
Eine erfolgreiche Tagung beginnt lange vor dem eigentlichen Veranstaltungstag – mit einem durchdachten Konzept. Doch wie behält man den Überblick, wenn unzählige Details berücksichtigt werden müssen? Ohne eine klare Struktur kann die Organisation schnell im Chaos enden. Hier kommt eine Checkliste daher wie gerufen: Sie hilft dir, die Tagung zu planen, Prioritäten zu setzen, Aufgaben zu delegieren und unnötige Fehler schon vorab zu vermeiden. Mit einem strukturierten Plan sparst du Zeit und stellst sicher, dass deine Tagung reibungslos abläuft. Damit das gelingt, haben wir sechs wichtige Planungsschritte zusammengestellt.
Tagung planen – Schritt 1:
Zeitpunkt festlegen
Wer den richtigen Zeitpunkt für eine Tagung wählt, legt den Grundstein für eine erfolgreiche Veranstaltung. Je nach Umfang der Veranstaltung sollte die Planung mindestens mehrere Monate im Voraus beginnen. So bleibt ausreichend Zeit, alle Beteiligten frühzeitig einzubeziehen, die perfekte Location zu finden und organisatorische Hürden zu überwinden. Besonders wichtig ist es, Feiertage, Schulferien und große Branchenveranstaltungen im Blick zu behalten, um keine ungewollten Überschneidungen zu riskieren. Solltest du im Rahmen einer Hybrid-Veranstaltung Teilnehmer oder Redner aus verschiedenen Zeitzonen zuschalten wollen, ist es wichtig, deren Zeitslots sorgfältig auszuwählen. Achte darauf, dass möglichst viele teilnehmen können, ohne dass jemand mitten in der Nacht aufwachen muss.
Tagung planen – Schritt 2:
Location organisieren
Eine erfolgreiche Tagung beginnt mit der Wahl der passenden Location. Sie bestimmt den gesamten Ablauf und trägt dazu bei, eine angenehme Atmosphäre zu schaffen. Dabei sollten folgende Punkte berücksichtigt werden:
- Barrierefreiheit: Stelle sicher, dass alle Teilnehmer ohne Einschränkungen zur Veranstaltung kommen können, unabhängig von ihrer individuellen Mobilität.
- Größe und Teilnehmerzahl: Achte darauf, dass der Raum genug Platz bietet, ohne dass er zu leer wirkt. Stelle gleichzeitig sicher, dass er nicht zu groß ist, um eine angenehme Atmosphäre zu bewahren.
- Gute Anbindung: Wähle einen Ort in zentraler Lager mit guter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr oder einem ausreichend großen Parkplatz. Das ermöglicht deinen Gästen eine stressfreie Anreise.
- Technische Ausstattung: Überprüfe im Vorfeld, ob die Location über die notwendige Technik verfügt und welche zusätzlich von uns mitgebracht werden muss. Falls du Unterstützung bei der Ausstattung benötigst, sind wir dein zuverlässiger Partner. Wir kümmern uns um sämtliche Aufgaben rund um Video, Ton und Bild, sodass deine Tagung technisch einwandfrei läuft und nichts dem Erfolg deines Events im Weg steht.
- Übernachtungsmöglichkeiten: Stelle sicher, dass sich Hotels oder Übernachtungsmöglichkeiten in der Nähe der Location befinden, damit die Teilnehmer nach einem langen Tag keinen weiten Weg zurücklegen müssen.
- Verpflegung: Achte darauf, dass ausreichend und abwechslungsreiches Essen angeboten wird, das den unterschiedlichen Vorlieben und Bedürfnissen der Teilnehmer gerecht wird.
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Tagung planen – Schritt 3:
Programm aufstellen
Ein gut strukturiertes Programm sorgt für einen flüssigen Ablauf der Tagung und ermöglicht es den Teilnehmenden, sich auf die Inhalte zu konzentrieren. Um dies zu erreichen, solltest du die folgenden Aspekte bei der Programmaufstellung unbedingt beachten:
- Klare Zielsetzung der Tagung – Definiere vorab die Hauptziele der Veranstaltung, damit alle Programmpunkte darauf ausgerichtet werden können.
- Zeitslots für Vorträge und Diskussionen – Ein klarer Zeitplan hilft, den Tag effizient zu nutzen.
- Interaktive Formate einplanen – Workshops, Q&A-Sessions oder Umfragen können die Interaktivität fördern und die Aufmerksamkeit hochhalten.
- Ausreichende Pausen – Kaffeepausen, Mittagspause und ein entspanntes Networking am Ende des Tages fördern den Austausch.
- Zeitpuffer einplanen – Verzögerungen sind nicht ungewöhnlich, daher sollte zwischen den Programmpunkten genug Luft sein.
- Briefing der Redner – Damit die Vorträge gut vorbereitet sind, sollten alle Speaker rechtzeitig informiert und eingebunden werden.
Tagung planen – Schritt 4:
Catering buchen
Eine gute Verpflegung trägt zum Wohlbefinden der Teilnehmer bei. Dabei gibt es verschiedene Optionen:
- Interner oder externer Caterer? Manche Locations bieten Catering direkt an, andere erfordern die Buchung eines externen Dienstleisters.
- Buffet oder à la carte? Je nach Gästezahl kann ein Buffet die einfachere und effizientere Lösung sein.
- Zusätzliches Servicepersonal? Falls notwendig, solltest du rechtzeitig prüfen, ob zusätzliche Kellner oder Barkräfte gebucht werden müssen.
Tagung planen – Schritt 5:
Technik leihen
Für eine Tagung, die überzeugt, braucht es mehr als nur gutes Timing – professionelle Technik ist ein Muss. ETnord stellt die gesamte technische Ausstattung und kümmert sich um den Support, sodass du dich voll und ganz auf die inhaltliche Gestaltung deiner Tagung fokussieren kannst.
- Beleuchtung – Wir sorgen für die perfekte Beleuchtung, die für eine angenehme Atmosphäre im Raum sorgt.
- Mikrofone und Lautsprecher – Wir stellen sicher, dass alle Teilnehmer jedes Wort klar und deutlich verstehen.
- Präsentationstechnik & Beamer – Wir garantieren, dass deine Vorträge und Präsentationen einwandfrei übertragen werden.
- Livestreams für hybride Tagungen – Wir ermöglichen eine nahtlose digitale Teilnahme für alle internationalen oder remote zugeschalteten Teilnehmer.
- Technischer Support vor Ort – Wir kümmern uns vor Ort um den technischen Support, damit während der Veranstaltung alles reibungslos läuft.
Tagung planen – Schritt 6:
Ausstattung prüfen
Neben der Technik muss auch die Ausstattung stimmen. Je nach Location kann es notwendig sein, zusätzliches Mobiliar oder Equipment zu organisieren. Werden beispielsweise zusätzliche Stühle, Rednerpulte oder Moderationstafeln benötigt? Hier lohnt es sich, rechtzeitig eine Bestandsaufnahme zu machen, um Engpässe zu vermeiden.
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Fazit: Gute Organisation als Basis erfolgreicher Kongresse
Eine Tagung ist nur dann erfolgreich, wenn sie von Anfang an gut geplant und professionell umgesetzt wird. Je mehr Details bereits im Vorfeld berücksichtigt werden, desto besser lässt sich die Veranstaltung später realisieren. Natürlich gibt es zahlreiche Aufgaben, die im Vorfeld organisiert werden müssen – und es kann sinnvoll sein, auf das Wissen und die Erfahrung eines Profis zurückzugreifen.
Eine Zusammenarbeit mit einer Eventagentur und einem kompetenten Veranstaltungstechniker wie uns kann dir dabei helfen, deine Tagung zu einer eindrucksvollen Veranstaltung zu machen. So kannst du sicherstellen, dass alle Aspekte – von der Location über das Programm bis hin zur Technik – perfekt miteinander harmonieren und deine Veranstaltung ein voller Erfolg wird.